Архивные кадровые документы с длительным срок хранения
Рассмотрим кадровые документы с длительными сроками хранения и требования, предъявляемые к их хранению согласно приказу Росархива от 20.12.2019 г. №236, федеральному закону от 22.10.2004 г. №125-ФЗ, приказу Министерства культуры РФ от 31.03.2015 г. № 526. Архивные документы с временным сроком хранения описаны ранее в статьях (до 3-х лет), (до 5-ти лет).
Документы со сроком хранения свыше 10 лет должны быть переданы в архив организации после проведения экспертизы ценности в течении трех лет после завершения дел, согласно установленному перечню. В организации утверждается номенклатура дел. Дела подлежат полному оформлению и описанию. Дела формируются согласно срокам хранения документов.
Срок хранения 10 лет:
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных;
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера;
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета;
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах;
Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных.
Срок хранения 15 лет:
Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей.
Срок хранения 45 лет:
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве;
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий;
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда).
Срок хранения 50/75 лет: (Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.)
Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления);
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг;
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний;
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля: распорядительных документов по личному составу;
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы;
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации;
Должностные регламенты (инструкции) работников;
Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград;
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда;
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации;
Личные дела руководителей и работников организаций;
Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате;
Описи дел организации по личному составу;
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников;
Расчеты по страховым взносам годовые и квартальные;
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда;
Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
Тарификационные списки (ведомости) работников;
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении.
Документы постоянно хранения:
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к выделению дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом);
Документы (дипломы, свидетельства, аттестаты, грамоты, благодарности) о награждении организации за участие в выставках, ярмарках, презентациях;
Документы (договоры, соглашения) о сотрудничестве с международными и иностранными организациями
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля: распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников;
Документы (предложения, решения, извещения) о проведении забастовки;
Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий;
Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций;
Квалификационные требования, профессиональные стандарты;
Книга почета организации;
Кодексы профессиональной этики;
Коллективные договоры;
Локальные нормативные правовые акты, предусматривающие введение, замену, пересмотр норм труда;
Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции;
Номенклатуры дел организации;
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием;
Планы противодействия коррупции;
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования);
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин;
Перечни профессий;
Положения, уставы о дисциплине;
Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград;
Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы;
Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации;
Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих;
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения по регулированию социально-трудовых отношений;
Списки: членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;
Тарифные ставки, оклады (должностные оклады), тарифные сетки и тарифные коэффициенты;
Типовые дополнительные профессиональные программы;
Типовые нормы труда (межотраслевые, отраслевые, профессиональные);
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке;
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
В бумажном формате в деле не должны быть более 250 листов, прошитых на четыре прокола. Первым листом должна быть внутренняя опись документов дела, последним лист-заверитель. На обложке указывается: наименование организации и ее непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения; индекс дела; номер тома (части); заголовок дела (тома, части); крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела; архивный шифр дела.
По истечении сроков хранения, документы по личному составу подлежат экспертизе ценности документов. В зависимости от выводов комиссии документы уничтожают или им продляют срок хранения.
Автор статьи: Наталья Николаевна Бабаева
Комментарии 0