Журналы учета справок и документов: как его оформлять и вести
Из этой статье вы узнаете:
зачем организации нужно вести журнал;
какие разделы он должен содержать;
как его оформить;
какие существуют разновидности журналов учета справок.
Для чего необходим журнал?
Компания может завести журнал регистрации справок и копий документов, чтобы оптимизировать кадровое делопроизводство. Этот документ используется:
для подтверждения факта выдачи справок, выписок и копий документов, которые были запрошены сотрудником по его письменному заявлению;
в качестве доказательства, что работодатель изготовил и предоставил справку, выписку или копии документов в установленные законом сроки;
для анализа работы ответственного лица за выдачу таких документов. Например, сколько справок или копий было выдано за конкретный промежуток времени.
Организация полностью ответственна за оформление и содержание выдаваемых справок, выписок и копий документов, которые предоставляются по запросу работника.
Как правильно оформить журнал?
Поскольку законодательством не установлена типовая форма этого документа, компании разрешается самостоятельно разработать и утвердить оформление журнала. Для этого потребуется издать соответствующий локальный нормативный акт.
Журнал учета справок и документов состоит из:
титульного листа.
основного раздела;
данных об ответственных лицах за его ведение;
информации о выданных сотрудникам справках, выписках и копиях документов.
Титульный лист и данные об ответственных работниках за ведение журнала — это типовые разделы. В основном разделе необходимо указать информацию, позволяющую быстро найти выданный сотруднику документ. Здесь важно учесть все тонкости выдачи документов. Для этого внимательно изучите порядок получения работником информационно-справочных документов.
Так ответственное за ведение журнала лицо должно учитывать, что все выдаваемые документы должны предоставляться только по письменному заявлению от сотрудника. В заявлении должно быть написано, какой документ запрашивает работник и в какое учреждение его необходимо предъявить. Поэтому в кадровом журнале должны быть предусмотрены соответствующие поля, которые будут содержать данные сведения.
