Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Несмотря на то, что на сохранение бумажной версии трудовой книжки имеет право большинство сотрудников, ведение электронного документа обязательно на каждого сотрудника организации. В том случае, если сотрудник желает оставить бумажный вариант, на кадровика ложится двойная работа – ведение бумажного и электронного документа.

Переход на электронную версию и сохранение бумажной требует от сотрудника подачи соответствующего заявление. Заявление должны написать все работника предприятия.

Работодатель в обязательном порядке должен проинформировать коллектив о выборе формы ведения трудовой книжки, а также предложить подать заявления о переходе на электронную трудовую книжку или сохранении бумажной. Принуждать к переходу на электронную версию нельзя, если сотрудник изъявил желание оставить бумажную версию, необходимо продолжать вести ее.

Заявление с решением относительно трудовой книжки работник пишет от руки и передает в отдел кадров. Отправка заявления в электронном виде не предусмотрено ТК РФ даже при наличии ЭЦП.

Порядок составления заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Единой формы подачи заявления, универсальной для всех предприятий, не разработано, поэтому сотрудник имеет право составить его в произвольной форме, либо принятой на предприятии.

Независимо от формы, заявление должно содержать сведения:

• о руководителе предприятия, на имя которого подается заявление;

• о заявителе (ФИО, подразделение, отдел, должность);

• о содержании заявления (просьба о переходе на электронную и отказ от бумажной версии);

• дата подачи заявки на смену формы ведения;

• подпись и расшифровка подписи сотрудника, подающего заявление.

Кроме того, в просьбу о переходе на электронную версию трудовой книжки можно включить перечисление операций, которые производятся с трудовой книжкой (внесение сведений о профессиональных достижениях, назначениях, наградах, передача на хранение в информационные ресурсы СФР).

В том случае, если трудовая книжка сотрудника заводилась до 2021 года, сотрудник имеет право сохранить бумажную версию. Для этого он подает заявление на имя руководителя предприятия в свободной форме и передает его в отдел кадров.

Допустим ли выбор обоих вариантов трудовой книжки

Одновременное ведение бумажной и электронной версии возможно в том случае, если сотрудник не написал заявление о переходе, либо решил оставить бумажную версию. При переходе на электронную версию ведения трудовой книжки вернуться к бумажной невозможно. В том случае, если сотрудник оставляет бумажную версию, кадровик обязан оформить также и электронную, а затем заполнять необходимые ведения в бумажную и электронную версию. Изменить свое решение и перейти на электронную трудовую книжку сотрудник может в любое время согласно ст.2 Закона №439- ФЗ от 16.12.2019г.

Составление заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки необходимо составить в двух экземплярах. Оба дать подписать сотруднику, одно отправить в отдел кадров. В том случае, если сотрудник отказался подписать уведомление о переходе на новый формат, следует составить акт об отказе, который должны подписать два свидетеля. Так факт оповещения сотрудника о переходе на новый формат ведения трудовых книжек будет доказан.

Следует отметить – уведомлять совместителей о смене формы ведения трудовых не обязательно. Их оповещение лежит на работодателе по основному месту работы.

Срок подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку

После получения уведомления о смене формата ведения трудовых, сотрудники, согласные с переходом, составляют заявление на смену формы ведения. В том случае, если сотрудник не подал заявление, он автоматически считается отказавшимся от электронной трудовой, а значит – соглашается на сохранение бумажной версии. Даже в том случае, если сотрудник потеряет трудовую книжку, работодатель обязан восстановить ее в бумажном виде без принудительного перевода на электронный формат.

Электронная трудовая книжка оформляется на всех сотрудников, впервые трудоустроенных после 2021 года. Им не нужно заводить бумажную трудовую книжку. Согласно ст. 2 ФЗ №439 от 16.12.2019 г. получить бумажную трудовую книжку они не смогут даже по заявлению.

Необходимо ли вести учет заявлений сотрудников о переходе на электронную трудовую книжку?

ТК РФ не обязывает работодателя вести журнал или реестр учета заявлений от сотрудников. однако, на практике, ведение такого журнала существенно упрощает работу кадровой службы. Ведение допустимо как в электронном, так и бумажном варианте.

Перечень должен содержать графу с пометкой о том, в каком формате ведется трудовая книжка сотрудника, а также графу для личной подписи сотрудника. Бумажный вариант предпочтительнее, так как позволяет собрать личные подписи сотрудников, проинформированных уведомлением о смене формы ведения трудовых. Подписи необходимо собрать с тех, кто не подал заявление и тех, кто изъявил письменное желание сохранить бумажную трудовую.