Выплата материальной помощи сотрудникам: что нужно знать работодателю?
Вопросы, связанные с выплатой материальной помощи, нередко вызывают сложности у работодателей. Как правильно оформить такие выплаты, избежать ошибок и конфликтов, а также учесть все налоговые нюансы? В статье вы найдете ответы на все интересующие вопросы, а также узнаете, какие виды материальной помощи не облагаются НДФЛ.
Что представляет собой материальная помощь?
Материальная помощь (далее - матпомощь) является одним из видов соц.выплат, предоставляемая сотрудникам организации и иным физическим лицам без прямой связи с выполнением их трудовых обязанностей. Законодательство не обязывает работодателей к предоставлению такой помощи, однако каждая организация имеет право самостоятельно установить соответствующий порядок и условия предоставления материальной помощи.
Материальная помощь может носить разовый характер выплаты, например, матпомощь по случаю рождения ребёнка. Если в организации принято материально поощрять сотрудников в их профессиональный праздник, то такой вид матпомощи считается уже регулярным.
Для того, чтобы выплата материальной помощи имела законные основания, основные аспекты ее предоставления должны быть закреплены в соответствующем нормативном акте организации. В соответствие со ст. 41 ТК РФ раздел о матпомощи можно включить в коллективный договор. Он должен содержать следующую информацию:
категории работников, имеющих право на получение помощи, и основания для её предоставления;
источники финансирования выплат;
размеры и формы помощи (например, фиксированная сумма или диапазон);
перечень необходимых документов для подтверждения права на помощь;
сроки и порядок выплаты.
Этапы оформления выплаты материальной помощи
В ЛНА работодатель также должен отразить порядок предоставления матпомощи сотруднику. В общем виде вся процедура состоит из 3-х основных этапов. Разберем каждый из них.
Этап 1. Подача заявления сотрудником
Если сотрудник нуждается в получении матпомощи от работодателя, в первую очередь он подает соответствующее заявление. Закон не обязывает использовать унифицированную форму документа, поэтому заявление может быть написано работником «от руки» в произвольной форме.