Выдача копий документов по запросу работника

В статье представлены решения разных ситуаций запроса документов работниками. Разберемся, когда работодатель обязан их выдать, и в какой срок, а когда вправе отказать.

Работник просит копию недействительного документа, находящегося в архиве

Сотрудник может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче ему документа, который уже утратил свою силу. К примеру, копию отмененного приказа о расторжении трудового договора. Недействительность документа не является причиной для отказа в его предоставлении, поэтому рекомендуем удовлетворить просьбу работника, и предоставить ему необходимый документ, чтобы не доводить ситуацию до разбирательства в суде. Что касается позиции судов в этом вопросе, то она противоположная. Некоторые суды считают, что обязанность выдачи распространяется только на документы, имеющие юридическую силу. Другие придерживаются того мнения, что Трудовым кодексом РФ не предусмотрено, что работодатель обязан выдавать копии только действующей документации.

Есть суды, которые считают, что выдача копий документов работников, предполагает их изготовление с находящихся у работодателя оригиналов. Копия документа при этом должна полностью соответствовать его оригинальному варианту. Отсутствие оригинала исключает возможность сделать и выдать его копию (определение Калининградского областного суда от 17 марта 2021 по делу № 33-1390/2021).

Если работник просит предоставить копию уже переданного в архив документа, выдайте ее, если он находится в архиве компании. Если же документ передан на хранение в частный или государственный архив, следует проверить в заключенном с ним договоре условия запроса документации. Особое значение имеет срок, в течение которого архив предоставляет документы. Если такой срок превышает 3 дня, укажите это в ответе сотруднику на его запрос, ссылаясь на пункт заключенного между архивом и организацией договора. Также укажите срок, когда работник может получить копию документа. Если речь идет о срочном вопросе, предложите работнику самостоятельно посетить архив и получить выписку из необходимого документа или его копию.