Введение электронного документооборота или в кадрах снова эксперимент
В какое интересное время мы живем! Отказ от привычных трудовых книжек, прочное вхождение в кадровую работу отчетности, пересмотр процессов в организации труда водителей, повышенный интерес работодателей к дистанционным формам работы…
А на повестке – новый эксперимент государства о переводе ряда кадровых документов в электронный формат.
Да, коллеги, пока идет эксперимент, но все довольно серьезно. На эту тему даже Федеральный закон вышел 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». И в дальнейшем мы будем все обязаны перейти на цифру в КДП (кадровом документообороте).
В общем, задумка не плохая. Согласитесь, кадры – это прежде всего огромных ворох бумаг, которые Трудовой кодекс требует оформлять живой подписью работника и работодателя.
Но моих курсах по подготовке кадровых специалистов большое внимание уделяется полному оформлению процессов документами, и их не мало. Мы прописываем пошаговую цепочку организации кадрового процесса и тут же сопровождаем его документом.
Например, «Отпуск»:
Организация и регламентирование процесса (Глава «Предоставление отпуска» в Правилах внутреннего распорядка» или отдельный регламент об отпусках. Журнал/лист ознакомления работников)
Организация ежегодного отпуска (График отпусков. Журнал/лист ознакомления)
Оповещение о предоставлении отпуска по Графику (Уведомление)
Перенос отпуска (По инициативе работодателя – Уведомление/предложение, по инициативе работника – Заявление)
Принятие решения о сроках предоставления (Приказ)
Оформление оплаты отпуска (Записка-расчет)
Включение в учетную систему (Личная карточка, Табель)
Вы видите сколько документов? Все они не прихоть, а требование законодательства. И это только один процесс!
Перевод хотя бы части документов в электронное русло становится реальным.
Уже сейчас, не дожидаясь результатов эксперимента и изменений в законодательстве, можно попробовать перевести часть документов на «электронные рельсы».