Выписка из приказа: как оформлять, выдавать и регистрировать
В этом материале вы найдете:
этапы оформления выписки;
пошаговую инструкцию по оформлению выписки из приказа;
рекомендации по заполнению;
сроки предоставления документа работнику;
указания по внесению информации по выдаче в журнал учета.
Работник может запросить у вас копию документа, справку или выписку из приказа. Последняя представляет собой часть или полный текст приказа, в котором содержится информация о конкретном сотруднике. Выписку оформляют, когда:
Сделать копию всего документа невозможно, поскольку там присутствуют данные, которые нельзя разглашать.
Необходима копия лишь части документа, либо оригинал содержит много страниц и копировать всю информацию нецелесообразно.
Зачастую выписка из приказа оформляется потому, что в нем, помимо данных о конкретном сотруднике, содержится персональная информация о других работниках компании. К примеру, она может понадобится сотруднику для подтверждения факта повышения заработной платы. Если оклад был увеличен всему отделу, необходимо составить выписку из общего приказа.
Список документов, из которых работнику может понадобиться выписка, не ограничен. Это может быть любая документация, которая содержит информацию о трудовой деятельности конкретного сотрудника. Например, выписку можно сделать из трудовой книжки, штатного расписания, приказа об увольнении и так далее.
Чтобы получить выписку, работнику требуется обратиться в отдел кадров с заявлением, в котором нужно указать документ, из которого ему необходимо предоставить информацию.
3 этапа оформления выписки
Подготовьте фирменный бланк
К выписке не предъявляется строгих требований по оформлению. Она заполняется в свободной форме. Обычно для этого используют фирменный бланк организации.
Озаглавьте документ фразой «Выписка из» и напишите название, дату и номер документа, из которого будете копировать информацию. К примеру, заголовок может выглядеть так: «Выписка из приказа о приеме работников на работу от 12.07.2023 №1-к».
Перепечатайте текст оригинала
Перепишите необходимую часть документа и в конце проставьте должность, фамилию и инициалы работника, чья подпись стоит в приказе. Подпись этого сотрудника в выписке не потребуется.
