Возложение дополнительных обязанностей на кадрового работника

В условиях современного рынка труда, работодатели все чаще пытаются сократить расходы и увеличить эффективность работы за счет перераспределения обязанностей между сотрудниками. К сожалению, в этом случае руководитель организации интересуется лишь выгодой и не думает о том, что должностная перегрузка сотрудников сказывается на их работоспособности и может привести к ухудшению качества работы.

В статье рассмотрим, какие меры можно принять, чтобы не дать работодателю вменить лишние обязанности, а также расскажем, за какие дополнительные задачи положена оплата, а за какие она не предусмотрена.

Нетипичные задачи: чем может заниматься кадровик кроме выполнения своих основных функций?

Кадровый специалист — это один из ключевых сотрудников в любой компании, ответственный за прием на работу работников, их обучение и управление персоналом. Его работа важна для эффективной работы всей организации.

Непосредственная работа кадровика заключается в следующем:

• кадровый документооборот: оформление трудовых договоров, внесение в них изменений (при необходимости), а также оформление увольнений;

• ведение учета рабочего времени сотрудников;

• контроль и оформление отпусков работников организации, листов нетрудоспособности;

• оформление командировочных поездок;

• разработка проектов локальных актов организации в сфере трудовых отношений;

• подготовка копий документов по требованию государственных органов, своевременная отправка отчетности;

• работа по оптимизации форм документов, цифровизации и переходу на электронный документооборот;

• хранение кадровой документации и др.

Трудовые обязанности кадрового специалиста прописаны в Профстандарте, утвержденном Приказом Минтруда № 109н от 09.03.2022 г. "Специалист по управлению персоналом".

Дополнительные обязательства, которые могут ставиться перед кадровиком, во многом зависят от специфики деятельности организации и ее потребностей. Но в большинстве случаев они не имеют отношения к трудовой сфере, а только косвенно затрагивают ее. Именно поэтому работодатель пытается обязать кадрового специалиста брать на себя выполнение лишних обязательств.

Разберем подобные нетипичные задачи и попробуем разъяснить, когда их выполнение законно:

Ведение отчетности и ее своевременная отправка в государственные органы и фонды.

Вся отчетная документация, относящаяся к трудоустройству работников (прием на работу и увольнение, перевод на новое место работы, информирование Службы занятости) находится в зоне ответственности кадровика. Обязанности по отправке отчетности прописана и в Профстандарте.

Но если работодатель просит заниматься отчетностью по заработной плате работников, налоговые данные и т.п., кадровик вправе отказаться от этой функции, т.к. подобные отчетные документы — работа бухгалтерии. Это законодательно закреплено в Профстандарте бухгалтера, утвержденном Приказом Минтруда №103н от 21.02.2019 г.

Работа с архивами.

Профстандарт специалиста по управлению персоналом предусматривает работу кадровика с архивами.

Однако, если в должностной инструкции подобный вид работы был оставлен без внимания, то специалист вправе засчитать ее как дополнительную обязанность. Заставить кадровика работать с архивами работодатель может только тогда, когда эта функция была включена в его основные обязанности.

Разработка организационной структуры

Ситуации, когда руководитель кадровой службы разрабатывают оргструктуру организации, чаще всего встречаются в небольших компаниях, где нет отдельных специалистов для выполнения такого вида работы. Профстандартом кадрового служащего подобная обязанность не предусмотрена, но работодатель может включить ее в обязанность по работе с предложениями о затратах и формированию бюджета на персонал. В таком случае отказаться от участия в определении организационной структуры не получится.

Польза от работы кадровой службы над структурой организации ощутима: разработка оргструктуры дает возможность наладить контакт между подразделениями и повысить эффективность работы.

Работа с профсоюзными организациями.

Сотрудничество с профсоюзами – вполне обычный рабочий момент для кадрового специалиста. Увольняя сотрудника по требованию работодателя или оформляя локальный нормативный акт, кадровик должен получить решение профсоюза. Следовательно, взаимодействие с профсоюзной организацией напрямую связано с оформлением локальной документации и завершением трудовых отношений, а подобные обязанности включены в Профстандарт.

Участие в разработке проектов по автоматизации.

Профстандартом специалиста по управлению персоналом предусмотрено участие кадровика в цифровизации, а значит подобная задача является обязательной к исполнению.

Участие в проектах по автоматизации требуют от кадрового специалиста взаимодействия с IT-специалистами компании, умения составить техническое задание, а также освоения систем кадрового учета и программ электронного документооборота.

Работа с документами о материальной ответственности.

Работа с материальной ответственностью хорошо знакома кадровикам многих компаний. В рамках делопроизводства они оформляют документы о материальной ответственности в процессе трудоустройства, а также документы о взыскании мат.ущерба с сотрудника.

Однако кадровый служащий не может быть привлечен к работе по инвентаризации для привлечения к материальной ответственности, т.к. это обязанность бухгалтера, закрепленная в соответствующем Профстандарте.

Кадровый аудит.

Подготовка к проверкам со стороны трудовой инспекции, кадровый аудит, работа с кадровым учетом требует тесного взаимодействия кадровика и надзирающих государственных органов. Таким образом, сотрудничество с госорганами и подготовка к нему являются стандартной рабочей обязанностью кадровика.

Разработка проекта локального нормативного акта.

В большинстве организация разработкой нормативной документации занимается кадровый специалист. Это связано с тем, что большинство из локальных актов касаются вопросов трудовых отношений и подобная обязанность законодательно определена Профстандартом.

Кадровым специалистам часто приходится разрабатывать должностные инструкции и работать с Профстандартами. Однако, для успешного выполнения этой работы необходимо учитывать мнение руководителей подразделений, так как они обладают информацией об актуальных должностных обязанностях своих подчиненных. Если руководители не участвуют в этой работе, это может вызвать конфликты и недовольство с их стороны.

Для того чтобы избежать конфликтов, важно сразу прописать в регламенте или приказе, что отдел кадров отвечает за разработку шаблона инструкции, помогает определиться с профессиональными стандартами и квалификационными справочниками, но прописывать должностные обязанности должны только руководители подразделений.

Работа с конфиденциальной информацией (коммерческая тайна и персональные данные)

Кадровые специалисты больше всех взаимодействуют с клиентами организации, сотрудниками. Вот почему работа с персональными данными и коммерческой тайной поручается именно им.

Но в то же время работа, связанная с оформлением необходимой документации - ответственное поле деятельности для кадровика. Коммерческая тайна, как и работа с персональными находится под особым контролем, в том числе - у проверяющих органов, поэтому кадровики ищут способы отказаться от ее выполнения.

Профстандартом и квалификационными справочниками обязанность по работе с коммерческой тайной или персональными данными не предусмотрена, а значит работодатель не вправе заставить кадрового служащего заниматься ведением соответствующей документации.

Но если эта обязанность закреплена в должностной инструкции, от ее исполнения отказаться не получится.

Воинский учет.

Обязанность по ведению воинского учета не предусмотрены ни квалификационными справочниками, ни Профстандартом. И только п. 18 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях от 11.07.2017 г. прописано, что подобная работа может выполняться как по совместительству, так и освобожденным сотрудником. вывод прост: ведение воинского учета не является обязанностью кадровика, а значит за нее предусмотрена дополнительная оплата и от ее выполнения работник вправе отказаться.

Выполнение обязанностей бухгалтера.

Профстандарт специалиста по персоналу упоминает оплату труда только в контексте разработки ее системы в организации и дальнейшего внедрения. Сам расчет зарплаты входит в непосредственные обязанности бухгалтера.

Может ли специалист по работе с кадрами отвечать за охрану труда, пожарную безопасность и гражданскую оборону в организации?

Для организации грамотной работы в области охраны труда крупные компании формируют специальные подразделения. В свою очередь, небольшие организации не могут позволить себе подобную роскошь и ограничиваются тем, что назначают кадрового специалиста ответственным за столь серьезный вопрос.

Если на кадровую службу возлагаются определенные функции по охране труда, надежнее всего это закрепить в должностных инструкциях и соответствующих приказах. К примеру, организацию медосмотров работников лучше всего разделить между специалистами по охране труда и кадровиками и письменно зафиксировать, кто и за что отвечает.

Исполнение обязанностей в области охраны труда предусмотрено Профстандартном "Специалист в области охраны труда", утвержденного Приказом №274н от 22.04.2021 г.

Пожарная безопасность и гражданская оборона - еще одна сфера, зачастую вменяемая кадровому работнику. Подобный вид работ не связан с трудовыми отношениями, а значит он может быть поручен кадровику только с его согласия. Работа по пожарной безопасности должна проводиться согласно Профстандарта "Специалист по пожарной профилактике", утвержденного Приказом №696н от 11.10.2021 г. а работа по гражданской обороне должна выполняться специалистом согласно Профстандарта "Специалист по гражданской обороне", утвержденного Приказом №478н от 27.10.2020 г.

Всегда ли уместно отказываться от дополнительных обязательств?

Законодательства в сфере труда не запрещает сторонам трудовых отношений договориться об исполнении обязанностей, не предусмотренных должностной инструкцией и Профстандартами. Если при заключении трудового договора все нетипичные задачи или их значительная часть были включены в должностную инструкцию, то вопросов об их исполнении больше не возникнет.

Но как быть, если работодатель все больше и больше навязывает выполнение лишних обязательств вне должностной инструкции?

Типичная реакция на получение нового направления в работу - это возмущение и негодование. Особенно если за нее не была предложена дополнительная оплата. Но стоит задуматься: если предложенное направление даст шанс профессионально развиваться и повысить свою квалификацию, то почему бы и нет?

Взяв на себя новые обязательства, оговорите условия работы с работодателем. В случае, если за взятое направление дополнительной оплаты не будет, официальное оформление можно не проводить.

Для поручения дополнительной работы сотруднику важно получить от него письменное согласие на ее исполнение. Наличие согласия обязательно и в том случае, когда работодатель планирует наказать сотрудника за невыполнение доп.работы.

Существует несколько законных вариантов оформления дополнительный обязанностей:

• Внесение изменений в должностную инструкцию работника с целью дополнения новых обязательств.

• Оформление совмещения должностей (если это позволяет трудовой и коллективный договора)

• Заключение трудового договора с работником о совместительстве.

Если же кадровик выступает против выполнения дополнительных обязанностей, то свое решение он должен аргументировать работодателю, чтобы не испортить с ним отношения. Объяснения о неготовности к дополнительным обязательствам как к новой нагрузке, отказ по причине состояния здоровья или по семейным обстоятельствам могут выступать как главными причинами отказа.

В случае, когда работодатель настойчиво продолжит навязывать новые направления работы, стоит вспомнить о Профстандарте и должностной инструкции, в которых прописаны основные обязанности специалиста по кадрам.