Внедрение КЭДО. Когда в нем нет необходимости?
КЭДО – относительное новшество, позволяющее оптимизировать и упростить работу кадровика, сократить количество бумажной документации и упростить хранение важных документов. Большинство крупных предприятий в той или иной степени перешли на электронный кадровый документооборот по причине его удобства, простоты, надежности, легитимности и возможности сэкономить средства на покупку бумаги.
К сожалению, при всех очевидных преимуществах, КЭДО имеет недостатки, рассмотрим их далее.
1. Напечатанный и подписанный работником документ остается у него, поэтому внести в него коррективы или доработки не получится. Все, что требовалось доделать, исправить, дописать, необходимо оформлять заново, в двух экземплярах, подписывать и хранить определенный период времени. Электронный документ проверить куда проще. Бумажная документация проверяется реже, оформление и переоформление всего объема документов, как правило, проводят без участия работника. Сотрудники отдела кадров справедливо опасаются, что внедрение КЭДО приведет к увеличению объема работы. Хотя подписание документа электронной подписью проводится нажатием всего пары кнопок.
2. После отправки работнику, документ невозможно вернуть или исправить. Если работник обнаружит в документе малейшее несоответствие или нарушение его прав, он вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд, имея на руках неопровержимое доказательство своей правоты. В том случае, если деятельность предприятия сопряжена с секретностью, хранением коммерческой или государственной тайны, необходимо строго контролировать перечень лиц, которые имеют доступ к важной документации. Кроме того, в случае с электронным кадровым документооборотом есть риск утечки информации после взлома системы. В таком случае важная документация может попасть в случайные руки. Обеспечение секретности в этом случае окажется под угрозой. Возможно издать положение о защите конфиденциальной информации, назначить ответственного сотрудника, на практике все эти меры могут оказаться совершенно бесполезными. Единственной эффективной мерой может оказаться надежная антивирусная программа. Однако, такие, как правило, имеют высокую стоимость и большинство предприятий не готовы к дополнительным расходам. Кроме того, нередки случаи, когда работодатель вынуждает работника подписывать нелегитимную документацию, заведомо нарушающую закон или права работника. Зачастую работник не знает, что его права нарушены, а потому выполняет условия подписанных соглашений. В ходе судебных разбирательств, проверке будут подвергаться и бумажные, и электронные копии. Если документ, нарушающий закон или права работника, был подписан электронной подписью, обнаружить его будет значительно проще, чем бумажный.