В каких случаях можно отказать в выдаче копии документа?

Ситуации, в которых работник подает заявление о выдаче ему копий документом, являются вполне стандартными в работе кадрового специалиста. Но как быть, если работник злоупотребил своими правами и требует документы, которые не могут быть ему выданы? В каких случаях кадровик может отказать в выдаче копий документов, а в каких нет? Разберем в статье.

Ситуация № 1. Работник подает запрос о выдаче копии документа, утратившего силу или находящегося в архиве

Судебная практика по данному вопросу сложилась разная. Один суд может встать на сторону работодателя, подтверждая, что по запросу работника работодатель должен предоставлять копии только действующих документов. А другой суд может ссылаться на трудовое законодательство, в котором нет четких разъяснений в отношении выдачи копий только актуальных документов.

Рекомендуем предоставить по письменному заявлению сотрудника документы, даже если они уже не действуют, чтобы сэкономить время на судебные разбирательства. Также кадровому специалисту стоит предоставлять работнику копию приказа, отменившего действие документа.

Если работник подает заявление на выдачу копии документа, который был отправлен в архив, решение ситуации зависит от местонахождения архива. Если архив расположен на территории организации-работодателя, копия документа может быть сразу выдана сотруднику.

В случае, когда документ находится в государственном или частном архиве, стоит обратиться к условиям заключенного договора относительно запроса оригинала документа. Важно учитывать сроки возврата документов из архива. Обычно это занимает не менее 3-х рабочих дней с момента запроса.

Если заключенный с архивом договор подразумевает срок более 3-х дней, кадровику стоит подготовить письменный ответ работнику. В нем указывается пункт договора между архивом и работодателем, содержащий сведения о сроках предоставления копии документа. Также в ответе прописывается срок выдачи копии непосредственно работнику.

В случае, когда документ нужен сотруднику в кратчайшие сроки, кадровик может предложить ему получить документ в архиве лично. Выдача копий документов в архиве происходит при предъявлении паспорта.