Универсальные приёмы для повышения качества бюджетирования

Если ваша компания активно использует концепцию Beyond Budgeting, то для того, чтобы сохранить порядок, следует обратить особое внимание на рекомендации, которые мы дадим в этой статье.

Дифференцирование лимитов для руководителей

Благодаря введению лимитов для руководителей создаются условия для упрощения принятия важных решений, поскольку лимиты ускоряют процесс осуществления платежей, ведь финансисту, работающему в вашей компании, нужно всего лишь проверить лимит, который имеет руководитель, а также надёжность лица, принимающего денежные средства и вероятность совершения аналогичного платежа со стороны других лиц, занимающих руководящие должности.

По истечении месяца, как правило, происходит выборочный анализ затрат. Лицо, которое решило совершить платёж, должно отчитаться не о сумме и цели осуществления платежа, а о том, какую пользу от этого получила компания. В случае, если принимаемые данным лицом решения приносят компании исключительно пользу, его лимит может быть увеличен. При этом, стоит понимать, что лимит также может зависит от уровня доверия руководства и от суммы, которую расходует то или иное подразделение ежемесячно, поскольку лимит руководителя отдела, как правило, составляет не более 10% от денежной суммы, составляющей расходы отдела.

Негативное влияние жёсткого плана по маркетингу на бюджет

В компаниях, придерживающихся традиционной системы бюджетирования, могут применяться различные способы планирования увеличения объёмов продаж, в то время как в случае с концепцией Beyond Budgeting планирование осуществляется на основании ситуации на рынке. Такую систему называют вытягивающей и активно применяют для увеличения рентабельности продаж.

Следует уделить особое внимание прогнозированию объёма продаж на месяц. Оно осуществляется на основе портфеля заказов, увеличенного на денежную сумму, составляющую страховой запас компании. Благодаря грамотному прогнозированию фирма сможет произвести продукцию в том количестве, которое смогут приобрести клиенты.

Стоит отметить, что расчёт страхового запаса происходит исходя из разницы между динамикой роста портфеля заказов в текущем периоде и тем же показателем в прошлых периодах.

Продажи в ноль – показатель того, что компания не использует весь свой потенциал

Компания, которая продаёт весь свой товар, не оставляя запасы, поступает нерационально, потому что она не сможет понять какое количество продукции можно было бы продать при наличии большего числа товаров, поэтому следует следить за тем, чтобы компания имела запасы около 5% сверх нормы.

Отсутствие жёстких установок по KPI

При использовании традиционного подхода к бюджетированию происходит чёткое определение плана продаж и объёма затрат. Но, стоит понимать, что подобные ограничения очень часто становятся препятствием для получения хорошего результата, например, многие сотрудники не хотят перевыполнять установленный план, потому что знают, что позже их заставят произвести ещё больше. то время как в рамках концепции Beyond Budgeting работникам не ставят цель выполнить или даже перевыполнить план, а используют различные стимулы, которые подразумевают премию, которую можно будет получить в случае, если рост по KPI превысит 10%.

Стоит отметить, что подобный подход может применяться также при работе в рамках традиционной системы бюджетирования. При этом создание подобных стимулов для сотрудников является невероятно эффективным способом повысить их мотивацию и уменьшить вероятность профессионального выгорания.

Управление стоимостью бюджетирования

Благодаря расчёту стоимости бюджетирования можно улучшить качество осуществления данного процесса.

При расчёте нужно учитывать следующие показатели:

• сумма расходов на оплату труда сотрудников, которые осуществляют подготовку бюджета;

• расходы на курсы повышения квалификации для сотрудников финансовой службы компании;

• стоимость покупки и затраты на проведение обслуживания ПО, необходимого для осуществления бюджетирования;

• расходы на оплату услуг специалистов, которые осуществляют анализ ситуации на рынке для последующего прогнозирования объёма продаж.

При этом, стоит понимать, что при расчёте суммы, необходимой для оплаты труда специалистов, также учитывается заработная плата сотрудников, которые предоставляют исходные данные и осуществляют контроль за возникновением отклонений.

Кроме того, при определении стоимости бюджетирования также учитывается время, которое затрачивает каждый участник производства на изготовление товара, а также стоимость одного часа работы. Стоит отметить, что эти данные должны пройти корректировку с учётом коэффициента взносов во внебюджетные фонды и на резерв отпусков.

Благодаря данным, полученным после расчёта стоимости бюджетирования создаются условия для определения способов сокращения затрат.