Трудовая книжка: новая форма и правила заполнения.

В настоящее время, произошли большие изменения по ведению учета трудового стажа. Изменения касаются не только ведения электронных трудовых книжек, но и бумажных трудовых.

Новая форма и законодательные акты.

С 01.01.2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021г. № 1250 «Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства РФ, и отдельных положений некоторых актов Правительства РФ») вступил в оборот новый образец трудовой книжки и вкладышей к ней. Трудовые книжки и вкладыши, имеющиеся у работников (сотрудников) действительны до их полного заполнения, и стоящие на учете у работодателя бланки трудовых книжек и вкладышей могут быть использованы без ограничения срока. Бланки трудовых книжек являются защищенной полиграфической продукцией уровня защиты "В". (Приказ Министерства финансов РФ от 11.04.2022г. г. № 55н «Об утверждении порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»).  Компания может приобрести бланки трудовых книжек и вкладышей к ним через обращение к изготовителю либо распространителям, информация о которых размещена в сети «Интернет». В новых образцах: увеличивается число разворотов «Сведения о работе» в трудовой книжке до 14 разворотов (было 10), во вкладыше к трудовой книжке до 12 разворотов (было 9); и уменьшается число разворотов «Сведенья о награждении» в трудовой книжке до 7 (было 10), во вкладыше к трудовой книжке 5 (было 8).

Работодатель выдает трудовую книжку нового образца только для оформления дубликата трудовой книжки, если сотрудник продолжает вести учет сведений о трудовом стаже в бумажном формате. В случае если сотрудник принял решение вести трудовую в электрон формате, или впервые трудоустраивается на работу, трудовой стаж ведётся только в электрон виде.

Обращаю внимание, что часть законов регулирующие обращение с трудовыми книжками были признаны как утративших силу, такие как: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках»; Приказ Министерства финансов РФ от 22.12.2000 г. № 117н «О трудовых книжках»;  Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.06.2003г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»; Постановление Министерства труда РФ от 24.06.1994г.№ 50 «Об утверждении порядка установления стажа работы при утрате документов в результате ЧС».

В настоящее время, заполнение, выдача, учет и хранение трудовых книжек регламентируется приказом Минтруда РФ от 19.05.2021г. № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».

Хранение и учет трудовых книжек.

В обязанности работодателя входит организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.  Как для работы с документами строгой отчетности, приказом назначается уполномоченное лицо для осуществления ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек.  Компания может самостоятельно разрабатывать форму книг учета, но обязана вести учет: 1 Бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; 2 Трудовых книжек и вкладышей в них.  Указанные книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии), а также в них должны быть зафиксированы серия и номер каждого бланка. У работодателя постоянно должны быть в наличии, необходимое для работы количество, бланки трудовых книжек или вкладышей. В случае порчи трудовой книжки или вкладыша не по вине работника, неправильного заполнения, стоимость испорченного бланка оплачивается компанией.  Уничтожение испорченных бланков происходит с составлением соответствующего акта.  Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004г.№ 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Заполнение трудовых книжек.

В трудовую книжку делаются записи: заполняя титульный лист, о работнике; о приеме; переводе; увольнении; повышении квалификации и данные о награждениях. Официально разрешается заполнение трудовой книжки черными, синими или фиолетовыми световодостойкими чернилами (паста, краска, гель), или полностью (или частично) путем оттиска штампа(печати), или с использованием технических средств. Используются арабские цифры для заполнения книжки причем число и месяц - двухзначными, год –четырехзначными числами. При заполнении не допускается сокращение слов и зачеркивание ранее внесенных неправильных записей. Все записи делается в течение пяти дней после издания приказа, кроме записи об увольнении, её делают в день увольнения, и формулировка записи должна точно соответствовать приказу.

К награждению отнесены следующие поощрения: поощрения, предусмотренные законодательством РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине; награждения почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, которые производит работодатель; награждение наградами Президента РФ и Правительства РФ, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; награждение государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий. О дисциплинарных взысканиях записи в трудовую не вносятся.

Производиться соответствующая запись при присваивании нового разряда, класса, категорий, классного чина, установление второй и последующих профессий, специальности или квалификаций с указанием разрядов и иных категорий профессий, специальностей или уровней квалификации.

Изменения произошли при занесении переводов в трудовую книжку, если раньше вставал вопрос как занести временный перевод ставший постоянный, то сейчас даны разъяснения.   Датой перевода считается дата, когда сотрудник приступил к новым обязанностям, а в графу 4 заносят 2 записи (дата и номер приказа или иного решения, на основании которого работник был переведен временно, и стал работать на постоянной основе).

Запись при увольнении в трудовую книжку вносится в точном в соответствии с формулировками в ТК РФ или иного Федерального закона. Если есть основания, с которыми связано предоставление льгот и преимуществ предусмотренным законодательством РФ, то запись об увольнении вноситься в трудовую с указанием этих оснований.

Определена процедура заполнения трудовой книжки с дистанционными сотрудниками, записи вносятся по инициативе сотрудника. Период работы по совместительству вносятся по месту основной работы, на основании соответствующих документов, как в хронологическом порядке, так и блоками. Запись по совместительству вносится даже если она раньше, чем дата трудоустройства в организацию по основному месту работы.

В течение 15 рабочих дней после подачи заявления сотруднику выдается дубликат. Дубликат заполняется в компании где была сделана последняя запись в трудовой книжке.  Первой записью записывается общий стаж работы суммарно количество лет, месяцев, дней, без уточнения, у какого работодателя. После, согласно предоставленным документам, записывается трудовой стаж по отдельным периодам работы. Если в предоставленных документах не содержат полностью сведения о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (статья 66 ТК РФ). Трудовая книжка на руки сотруднику выдается с внесением записи в трудовую книжку, о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности («Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» основание заявление сотрудника).

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении, заверенной подписью работодателя или ответственного лица и печатью. В случае невозможности выдать трудовую книжку на руки, компания направляет уведомление о необходимости получения трудовой книжки, или дать согласие на отправку трудовой книжки по почте. По почте направляется трудовая книжка только при письменном заявлении работника. Работодатель, со дня направления уведомления освобождается от ответственности за задержку работнику трудовой книжки.

Виды ответственности:

Ответственность за неправильное оформление и ошибки в трудовых книжках предусмотрена ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф должностному лицу от 1 до 5 тыс. руб., и юридических лиц от 30 до 50 тыс. руб. Штраф может быть одновременно выписан и юридическому лицу, и должностному лицу.

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении, еще подразумевает материальное и моральное возмещение ущерба ст. 234 ТК РФ, 237 ТК РФ.

Автор статьи: Наталья Николаевна Бабаева