Табель учета рабочего времени
Данные о фактически отработанном времени вносятся в табель учета рабочего времени. Табель представлен в виде таблицы, где отмечается дата выхода на работу сотрудника, отработанные часы за день, а также дни неявки на работу. Бухгалтерия использует этот документ для определения заработной платы.
Форма табеля
Федеральная служба государственной статистики Российской Федерации
утвердила две формы учетного образца:
Т-12 – универсальный образец, в котором содержится 2 дополнительных раздела, куда вносятся данные о финансовых расчетах;
Т-13 – это бланк, который отражает информацию о присутствии или отсутствии сотрудника, и позволяет фактически определять количество рабочих часов. Также в документе обязательно указывается причина неявки на работу.
Учетный документ может заполняться вручную или на компьютере, и составляется для всех работников предприятия. В организациях могут быть подразделения, для которых рекомендуется составлять отдельную учетную таблицу, чтоб упростить процесс начисления зарплаты.
Использовать установленные формы документов не обязательно. Компании могут использовать индивидуально разработанную таблицу, где отражается вся необходимая информация.
Стандартная таблица для табеля учета рабочего времени утверждена для предприятий бюджетной сферы деятельности.
Кто ведет учетный табель?
Ведение учетного табеля – это ответственная работа, позволяющая:
правильно учитывать трудовой режим сотрудников;
безошибочно начислять зарплату и премии;
предоставлять статистическому отделу данные об отработанном времени за определенный период.
Руководитель предприятия назначает ответственного для заполнения учетного табеля. Это может быть:
начальник подразделения;
главный бухгалтер;
сотрудник кадровой службы.
Руководитель компании создает документ, где указывает данные сотрудника, который будет ежедневно вносить информацию в таблицу. Работник должен ознакомиться с документом, и поставить свою подпись под приказом.
Что будет, если табеля нет на предприятии
Если при проведении проверки было установлено, что табель учета рабочего времени отсутствует, компания может быть привлечена к административной ответственности за правонарушение, предусмотренное ст. 52.7 КоАП РФ с наложением штраф до 50 тысяч рублей. Руководитель компании может быть оштрафован на сумму от 1 до 5 тысяч рублей.
Кодовые обозначения в таблице учета
Заполняя табель, можно использовать единую кодировку обозначений, утвержденных Госкомстатом. При ведении учетного табеля допускается внесение индивидуальных условных обозначений.
Пример стандартной кодировки:
Я – дневное время работы;
Н – рабочая деятельность в ночное время;
С – ненормированный, сверхурочный график;
К – командировка;
ОТ – отпуск согласно графику;
Р – декретный отпуск;
ОЖ – декрет до трех лет по уходу за ребенком;
Б – обозначение для сотрудника на больничном;
Т – не оплачиваемый больничный;
ПР – неявка без уважительной причины.
Например, статья 258 Трудового Кодекса позволяет женщинам с детьми до 1.5 лет брать перерывы для кормления младенца. Бухгалтер в учетной таблице отражает перерыв кодом «КР», или цифровыми данными «39».
Если руководитель использует индивидуально разработанную форму табеля, выбирать тип обозначений можно самостоятельно. Допускается кодировка из унифицированных форм, а также произвольные обозначения.
Правила составления табеля учета в 2023 году
Таблица учетных данных рабочего времени должна быть подготовлена к заполнению за три дня до начала месяца. В таблице уже должны быть отображены данные работодателя, предприятия, регистрационный номер, дата, период внесения данных. Название отдельного подразделения указывается в том случае, если таблица готовится исключительно для отдела, а не всего предприятия.
В таблицу ФИО сотрудников вносят в алфавитном порядке. В некоторых организациях используется схема расстановки по подчиненности, или табельному номеру. Строгих ограничений по данным параметрам нет, компании самостоятельно выбирают метод расстановки сотрудников.
Данные в таблицу вносятся ежедневно, отображая график смены, присутствие или отсутствие работника на месте. Рядом с ФИО работника прописываются данные по рабочему времени за сутки в виде буквенного или цифрового кода.
Существует 2 метода ведения табеля:
Метод сплошной регистрации явок, неявок при ведении табеля учета рабочего времени работников.
Метод регистрации отклонений.
При выборе метода сплошной регистрации явок, бухгалтер или кадровик вносит в таблицу все данные о явках, прогулах, больничных, выходных днях, отпуске, командировке. При данном способе заполнения документа регистрируют только отклонения от установленного рабочего времени, если они зафиксированы. При этом отмечают неявки, опоздания, а также сверхурочные часы и другое.
Первый метод заполнения более предпочтителен, и рекомендован всем организациям, так как отображает полную картину прошедшего месяца. При ведении такого графика риск совершить ошибку в расчетах минимален, а у сотрудника не возникнет спорных вопросов, так как данные по каждому дню отображены в таблице.
Коммерческие предприятия и организации могут самостоятельно сформировать таблицу учета, и применять для обозначения установленный или собственный код формулировки информационных данных (ст. 7, 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Табель заполняет уполномоченный на это сотрудник. Чаще всего это работник отдела кадров. Принцип ведения табеля также зависит от того, какой учет рабочего времени присутствует в том или ином подразделении:
при 5-ти или 6-ти дневном графике работы рекомендован ежедневный учет;
обобщенный учет применятся при ненормированных рабочих условиях в сутки или в неделю.
Табель учета заполняется за весь период работы. В случае, если состав работников изменился, новый документ формируется согласно данным по переводу, увольнению, приказу о приеме.
Нужен ли табельный номер сотрудникам?
Табельный внутренний код позволяет идентифицировать работника в компании. Это один из вспомогательных идентификаторов по учету работы и расчета заработной платы. На основе табельного номера создаются приказы о переводе на другую должность или в другой подраздел, прием на работу, увольнение. Присвоение табельного номера облегчает бухгалтерский документооборот, и позволяет быстрее обрабатывать данные по каждому конкретному работнику, находить в компьютере информацию о зарплате, отпусках, больничных.
Присваивать табельный номер рекомендуется всем работникам организации. После увольнения, номер остается свободным на протяжении двух лет. Порядок присвоения номера не предусмотрен трудовым законодательством и работодатель самостоятельно определяет принцип формирования табельного номера.
Комментарии 0