Сроки хранения кадровой документации

Как долго необходимо хранить кадровую документацию в компании? Как правильно обеспечить ее сохранность и грамотно передать в архив? На все эти вопросы ответим в статье.

Сроки хранения кадровой документации в компании

Помимо того, что кадровая служба должна создавать на предприятии всевозможные документы, заниматься своей непосредственной деятельностью, она также обязана обеспечить и ее хранение.

Сроки, а также порядок хранения документации закрепляют:

• Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

• правила организации хранения документов, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 г. № 77;

• перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утв. приказом Росархива от 28.12.2021 № 142;

• перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, утвержденным Главархивом СССР от 15.08.1988;

• распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу»;

• положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Кадровой службе вменяется грамотное оформление и последующее хранение всех документов по личному составу в строгом соответствии с правилами.

Документы по личному составу

Сначала разберемся, какие именно документу относятся к личному составу. На самом деле, это архивная документация, которая отражает трудовое взаимодействие работодателя с работником. Именно такое определение закреплено в законодательстве (ст.3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). И именно данный закон диктует сроки хранения документов в компаниях.

В этот список входят:

• всевозможные приказы по личному составу (прием сотрудника, его перемещение, перевод, а также совмещение или увольнение);

• личные дела, счета, карточки;