Служебная записка об отсутствии сотрудника на работе: как правильно составить?

Для фиксации факта отсутствия сотрудника на рабочем месте работодатель обязан составить служебную записку.  Наличие правильно оформленной служебной записки об отсутствии сотрудника позволяет избежать недоразумений, подтвердить факт отсутствия и обеспечить юридическую чистоту кадровых процедур. В статье подробно разберём, как составить документ и какие сведения необходимо в нем  указать.

Когда работодатель может составить служебную записку на сотрудника?

Строгое соблюдение трудовой дисциплины, включая своевременное присутствие на рабочем месте и выполнение должностных обязанностей, является неотъемлемой обязанностью каждого сотрудника. Нарушение этого пункта влечёт за собой серьёзные последствия, вплоть до увольнения. 

Если работник не пришел на работу, не имея для этого уважительной причины, работодатель должен составить служебную записку о его отсутствии.  Согласно ст. 192 ТК РФ, служебная записка, составленная непосредственным руководителем, служит основанием для применения дисциплинарных взысканий.

Важно отметить, что продолжительность отсутствия на рабочем месте также имеет значение. На основании ст. 81 ТК РФ отсутствие на рабочем месте более 4-х часов подряд без уважительной причины, зафиксированное в служебной записке, даёт работодателю право расторгнуть трудовой договор. Служебные записки могут фиксировать не только прогулы со стороны работников, но также:

• опоздания;

• преждевременный уход с работы;

• нарушения техники безопасности и др. 

Зачастую такие записки служат основанием для запроса у работника письменного объяснения.

В случае применения дисциплинарных взысканий и последующего обжалования сотрудником принятого решения служебные записки становятся ключевыми доказательствами в разбирательстве. Эти документы будут запрошены контролирующими органами и судом для объективной оценки ситуации и принятия обоснованного решения.