Ситуации, когда электронная переписка с работником может доказать правомерность действий работодателя

Из статьи вы узнаете, чем может помочь электронная переписка с работниками и какие требования к ней предъявляет суд для использования ее в качестве доказательства. Все подробности – в материале ниже.

Ситуация 1. Работодатель должен потребовать от работника объяснения относительно совершенного им проступка

В качестве доказательств судьи принимают скриншоты электронной переписки работодателя с работниками, даже если в учреждении не введен электронный документооборот. Такая переписка может осуществляться посредством электронной почты, сообщений в мессенджерах, СМС. В ЛНА можно прописать, что общение с работниками по рабочим вопросам осуществляется посредством определенного мессенджера..

Если возможность запросить у работника объяснения по поводу совершенного им проступка у работодателя отсутствует, он может сделать это с помощью электронной почты, направив работнику соответствующее письмо. Если с работником выйдет спор, такая переписка поможет работодателю доказать в суде, что он предпринимал меры, для получения информация о причинах совершения проступка работником, прежде чем применить к нему меры ответственности. На случай, если работник решит проигнорировать электронное письмо, запрос лучше продублировать почтой на адрес, по которому он зарегистрирован.

Для того чтобы использовать электронную переписку как доказательство в суде, нужно, чтобы она соответствовала предъявляемым судьями требованиям. Например, в скриншоте переписки  должно быть видно, что электронные адреса принадлежат работодателю (его представителю) и работнику. Во избежание возможных проблем для переписки с сотрудником лучше использовать почту корпоративную. Если имеется адрес его личной электронной почты, написать можно и на нее. Пригодятся и документы, подтверждающие, что электронный адрес действительно зарегистрирован на данного работника, например, служебная записка от ИТ- отдела организации.

Если переписка велась в мессенджере или посредством СМС, в ее скриншоте также  должно быть понятно, с какого, и на какой номер отправлялись сообщения. Доказать в суде, что писал на личную электронную почту или номер телефона сотрудника, работодатель может с помощью  личной карточки или анкеты, подписанной сотрудником. Вести указанную переписку может только уполномоченный на это работник. Так, писать прогульщику может руководитель учреждения, работник кадровой службы или начальник отдела. Согласно позиции Нижегородского облсуда (апелляционное определение от 01.08.2017 по делу № 33-8836/2017), на письмо, полученное от бухгалтера, сотрудник отвечать не обязан.