Систематизация кадровых документов

Для кадровых работников систематизированное хранение документации не только облегчает повседневные задачи, но и способствует повышению производительности и улучшению качества работы организации в целом. Узнаем, как систематизировать кадровые документы и какие способы упорядочивания предписывает трудовое законодательство.

Правила формирования дел

Правила формирования дел подробно изложены в п. 3.2.6 ГСДОУ, утв. Приказом Главархива СССР № 33 от 25.05.1988 г. (далее - ГСДОУ), а также в Правилах, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 3103.2015 г.

Формирование дел кадровому специалисту нужно ежедневно в течение года.  Весь процесс заключается в следующих этапах:

1. Разложить документы по делам сотрудников (по папкам), а затем подшить.

2. Упорядочить все документы внутри каждого дела в хронологическом порядке.

3. Оформить дела сотрудников (папок) и разместить их в специальном хранилище.

Важно отметить, что коммерческие и бюджетные организации, которые не относятся к источникам комплектования архивов, могут не придерживаться требований установленных Правил.

Как правильно подшить документы в дело?

В конце каждого года кадровый специалист должен проверить, соответствует ли количество заведенных дел количеству папок по номенклатуре.

Заголовки и индексы дел следует перенести на обложки папок, а на корешках указать только индексы. После можно начать размещение документов. Важно отметить, что дело считается начатым с того момента, как в нем появился первый документ.

При размещении документов в дела необходимо следовать правилам, установленным п. 3.2.6 ГСДОУ:

• в дело подшивается документ, соответствующий номенклатуре. Если в течение календарного года будут предоставлены неустановленные документы, для них нужно сформировать отдельное дело, для которого будет предусмотрен резервный номер в номенклатуре;