Шьем дело: как оформить личное дело работника?

Обязанность формировать личные дела работников законодательно установлена только в отношении государственных и муниципальных служащих, военнослужащих, а также работников организаций, созданных для выполнения определенных задач.

Вести или не вести личные дела на работников каждая организация решает для себя самостоятельно, как и то, какие документы будут составлять личное дело работника.

Надо отметить, что обеспечение сохранности документов по личному составу, в частности личных дел работников, в течение установленных сроков хранения – это обязанность организации в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации (далее – Закон №125-ФЗ).

Порядок формирования и хранения личных дел необходимо закрепить в локальном акте организации с учетом требований Закона №125-ФЗ, а также Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 №236) (далее – Перечень).

Кроме того, при формировании перечня документов, составляющих личное дело необходимо учесть положения Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее – Закон N 152-ФЗ). Т.е. в личном деле работника не должно быть копий документов работника, содержащих его персональные данные, а именно:

• паспорт работника;

• свидетельства о рождении детей;

• свидетельство о заключении и /или расторжении брака.

• свидетельство о перемене имени или фамилии.

• диплом об образовании;

• ИНН;

• СНИЛС;

• военный билет.

Оригиналы вышеперечисленных документов в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации запрашиваются при приеме на работу для внесения соответствующих сведений в кадровые документы. Что касается хранения копий личных документов, скажу следующее: