Сдача личных дел в архив: как подготовить и передать

После увольнения, дело сотрудника передается в архивный отдел. Оно должно быть передано туда в течение 3 лет в общем случае или через десять лет для госслужащих и муниципальных работников. В статье описано, как правильно сдать личное дело в архив.

Хранение дел в архивном отделе

Личное дело включает в себя кадровую документацию, принадлежащую определенному работнику. Его заводят при трудоустройстве и завершают при увольнении.

Если сотрудника уволили до января 2003 года, то срок хранения дела в архиве составляет 75 лет. И 50 лет при любой другой дате увольнения. Отсчет срока ведется с начала года, который следует за датой расторжения договора с сотрудником.

Как подшивается личное дело

Дела для сдачи в архивный отдел подготавливают согласно пятому разделу Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 №77 (Правила 77).  

Что нужно учитывать при подшивании дел

1. Не соединяйте много дел в одно. В каждом из них содержатся личные сведения определенного работника и информация ограниченного пользования. Если их объединить, то нарушится порядок работы с персональными данными.

2. Подшивайте документы по хронологии. Первым документом должна быть копия приказа о трудоустройстве, а последним – копия увольнительного приказа.

3. Храните по одному экземпляру каждого документа в деле. Все лишние бумаги стоит убрать.

4. Подшивайте все побочные листы, приложения, визы с документами, к которым они относятся.

5. Не оставляйте в делах черновики или персональные документы работника, подлежащие возврату.

Прежде чем сдать дело в архивный отдел, из него нужно убрать скрепки, скобки, вкладыши и стикеры. Когда документы находятся на разных носителях, то их сдача в архив производится на основании разделов 10 и 12 Правил 77.

Подшивать документацию нужно на 4 прокола в твердую папку. При этом необходимо следить за читаемостью текста. Дело не может включать в себя больше 250 листов, при ширине корешка до 40 мм. Когда документации больше, то ее лучше разделить на части (тома).

Нумеровать листы нужно валовым способом (согласно п.52 Правил 77).