Регистрация кадровых документов
Регистрация документа подразумевает присвоение ему идентификационного номера и занесение о нем данных в соответствующие регистрационные формы.
Порядок регистрации документации предусмотрен п. 3.2.1 ГСДОУ, утв. Главархивом СССР (Приказ от 25.05. 1988 № 33).
Для чего нужна регистрация документов
Регистрация документов требуется для:
обеспечения их учета, а также контроля исполнения;
упрощения процесса поиска, формирования поисковой системы;
обеспечения их сохранности.
Некоторые документы, создаваемые в учреждении только после процедуры регистрации приобретают юридическую силу. В частности, действие изданного руководителем приказа начинается с момента регистрации документа. А официальный характер исходящее письмо приобретает только после присвоения ему соответствующего регистрационного номера.
Какие документы требуют регистрации
Регистрации подлежат документы в независимости от способа их создания, отправки и пр. То есть не только документы оформленные на бумажном носителе, но и полученные в электронном виде, посредством факсимильной связи и пр.
Регистрационные номера присваиваются следующим документам:
внутренним (в том числе к их приложениям);
входящим (за исключением приложений к ним);
исходящим (за исключением приложений к ним).
На ответах на обращения ставится еще и регистрационный индекс входящего документа.
Регистрации подлежат только документы требующие исполнения, учета, использования в определенных целях (финансового и распорядительного характера, отчетные и плановые и т. д.).
Не требуют регистрации:
письма поздравительного содержания;
документы, отправляемые для сведения (уведомление о дате проведения заседания, план мероприятий и пр.);
не требующие ответа или исполнения документы;
не представляющая особой ценности переписка по административным, хозяйственным вопросам;
письма, имеющие пометку «лично».
Во внутренних документах учреждения (к примеру, в инструкции по делопроизводству) может быть прописан перечень не требующих регистрации документов.
