Разделение отпуска: узкие моменты

Для начала обратимся к первоисточнику – Трудовому кодексу Российской Федерации.

В статье 125 РК РФ сказано, что у каждой из сторон есть право разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, но при соблюдении 2 условий:

• одна из частей отпуска должны быть не менее 14 календарных дней;

• разделение отпуска на части возможно только при полной договоренности двух сторон – работодателя и работника.

С одной частью отпуска разобрались. Напоминаю, что минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска – 28 дней. Значит, если одна часть отпуска должна быть не менее 14 дней, то вторую часть отпуска, также в количестве 14 календарных дней можем поделить на части или оставить неизменной.

Трудовой кодекс не ограничивает количество дней, на которые можно разделить отпуск, за исключением одной, которая должна быть не менее 14 календарных дней. В письме Минтруда России от 08.097.2021 №14-2/ООГ-6477 подтверждает, что оставшиеся 14 календарных дней можно разделить на любое количество частей. Хоть по одному дню оформляйте. Но все-таки Роструд так не рекомендует делать, потому что работник полноценно отдохнуть не сможет. Эти умозаключения отражены в письме от 17.07.2009 №2143-6-1.

Важно! Если ежегодный отпуск сотрудника разделен больше, чем на 2 части, надо учесть следующий момент. Работодатель не сможет отозвать такого сотрудника из 14-дневного отпуска. Почему?

Так как по итогу ни одна из частей отпуска не будет продолжительностью 14 календарных дней, что будет считаться нарушением Трудового кодекса. Это замечание зафиксировано в письме Минтруда России от 03.10.2019 №14-2/ООГ-7286. В данном письме также есть отсылка на КОАП РФ ст. 5.27 об административной ответственности за нарушение норм трудового права.

Как найти золотую середину?

Злоупотребление прав может исходить как со стороны Работодателя, так и со стороны Работника.

Есть ситуации, когда Работодателю выгодно делить отпуск сотрудников на части, чтобы они не надолго оставляли свои рабочие места.

И со стороны работника складываются ситуации, когда он постоянно просит оформлять ежегодный отпуск по 1 дню.

Есть и еще одна ситуация, когда сотрудник просит оформить, например, 5 дней отпуска, за исключением выходных дней.

Чем это выгодно сотруднику? Он получает дополнительно 4 выходных дня. Смотрите сами, когда мы оформляем отпуск на 28 дней, в этот период включаются как рабочие, так и выходные дни. А в описанном случае, они исключаются из общей массы. Сотруднику то выгодно, а работодателю? Нет. Для работодателя невыгодно, что сотрудник на 4 дня меньше находится на работе.

Какой выход во всех этих ситуациях – умение договариваться.

Порядок оформления и согласования разделения отпуска на части нигде не закреплен. Так что в Работодатель может закрепить этот порядок в локальном документе организации. На практике сложилось несколько вариантов, как оформить официально разделение отпуска на части:

1. Учесть факт разделения отпуска сотрудника на части при составлении графика отпусков. Данный локальный документ обязателен и для работодателя, и для работника.

2. Издавать приказ по мере поступления заявления от сотрудника с просьбой разделить отпуск на части, поставив при этом резолюцию о согласии со стороны Работодателя.

Можно выбрать любой вариант, главное подтвердить факт согласия работника и работодателя на разделение отпуска.

Рассмотрим более подробно первый вариант оформления разделения отпуска на части.

Если инициатива исходит со стороны Работодателя, то в этом случае при подготовке графика отпусков необходимо направить уведомление сотруднику с предложением о разделении отпуска на части и возможными вариантами (предполагаемыми датами). Сотрудник в свою очередь, может выразить свое согласие или несогласие в самом уведомлении либо написать отдельное заявление, в котором выразить свое решение по данному предложению.

С другой стороны, Работодатель может собрать все пожелания сотрудников о предполагаемых датах отпусков и их разделении. Если он соглашается на пожелания сотрудников в данном вопросе, то впоследствии закрепляет это в графике отпусков и дает на подпись с сотрудниками, что подтверждает факт ознакомления и согласия.

Удобство первого варианта в том, что это делается один раз в год, за исключением частных ситуаций.

Если рассматривать второй вариант, то он более трудозатратный.

Решение о разделении отпуска на части по каждому сотруднику необходимо будет оформлять отдельно, по мере поступления.

Это значит, что сотрудник должен написать заявление, потом это заявление согласовать с руководителем подразделения, потом с руководителем организации, внести изменения в график отпусков путем издания приказа, а потом пройти всю процедуру оформления предоставления отпуска в согласованные даты.

На заметку!

Оформлять ежегодный отпуск в выходные и праздничные дни нельзя. В этом случае происходит замена одного вида отдыха на другой. Со стороны надзорных органов это будет рассматриваться как нарушение – завуалированное оформление компенсации отпуска.

Помните же, что компенсация отпуска возможна только на ту часть отпуска, которая сформируется за минусом 28 календарных дней.

Работодатель не может оформить отпуск только на выходные дни, но нет запрета в трудовом кодексе Российской Федерации о предоставлении ежегодного отпуска, который начинается с выходного дня.

До этого момента говорилось об отпуске продолжительностью 28 календарных дней. Но на законодательном уровне есть сферы деятельности, в которых закреплено предоставление дополнительных отпусков для сотрудников. Также по своей инициативе некоторые организации закрепляют в своих локальных документах дополнительные социальные гарантии – например, дополнительный отпуск за стаж и пр.

В таком случае, при разделении отпуска на части при согласии обеих сторон, необходимо сложить основной и дополнительный отпуск и делить на оговорённые части.

Вывод: разделение ежегодного оплачиваемого отпуска возможна и не только основного, но и дополнительного, но при условии, что достигнута полная договоренность между сторонами – работодателем и работником.

Не забывать о нормах трудового законодательства, при их нарушении вступает в силу КОАП, который может привлечь к административной ответственности.