Правила ведения документооборота
ГОСТ Р 7.0.97-2016 — государственный стандарт, регулирующий оформление организационно-распорядительных бумаг. На текущий момент он является действующим.
Росархив предоставил Методические рекомендации, содержащие указания по применению ГОСТа. 25 декабря 2020 года были утверждены новые методические пособия, которые описывают создание инструкций по делопроизводству в государственных и местных органах.
История изменений госстандарта
ГОСТ должен был получить действующий статус еще 8 декабря 2016 года. Но Росстандарт перенес дату утверждения стандарта на 1 июля 2018 года.
На сегодняшний день госстандарт по делопроизводству и документообороту носит рекомендательный характер и охватывает бумажную и электронную документацию.
Стандарт основывается на ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Р ИСО 15489-1-2019. Помимо изменений, касающихся работы с документами, были добавлены приложения, содержащие формы бланков и схемы расположения реквизитов.
Приказом Федерального архивного агентства № 236 от 20 декабря 2019 года были утверждены обновленные сроки хранения организационных документов. Источник содержит список типовых документов по направлениям деятельности в компании, а также регулирует сроки хранения. При формировании новой документации учитывайте информацию из приказа, вступившего в силу с 18 февраля 2020 года.
Обновленный стандарт содержит перечень новых требований. Рассмотрим три основных изменения, которые коснулись:
Оформления документации — обновился перечень используемых шрифтов и гарнитур, были введены новые отступы для абзацев, интервалы, а также поля и форматирование;
Заверенных копий — была обновлена обязательная надпись;
Порядка указания реквизитов — введены новые обязательные атрибуты, а некоторые были исключены.
Обратите внимание, что ГОСТ имеет отличия в нумерации реквизитов.
Теперь остановимся подробнее на каждом перечисленном нововведении.
Новые требования к оформлению документации
Практически все документы формируются на компьютере, однако их можно оформлять и в бумажном варианте.