Пошаговая инструкция восстановления кадровых документов 

Бывают ситуации, когда необходимо восстановить документацию отдела кадров, которая пострадала в результате кражи или какого-либо стихийного бедствия. Иногда приходится исправлять ошибки, допущенные предшественниками. Как правильно наладить работу и привести документацию в порядок? Попробуем разобраться в данном вопросе в этой статье.

Восстановление кадровых документов, утерянных в результате пожара, наводнения или любой чрезвычайной ситуации

Порой в результате непредвиденной ситуации, например, кражи, наводнения либо пожара, теряются или приходят в полную негодность очень важные документы. Однако следует знать, что не все бумаги можно просто заново напечатать и подписать, ведь за такие действия сотрудникам кадровой службы может быть предъявлено обвинение в подделке документов, а компания будет оштрафована. Тогда как восстановить кадровые документы? Следует быть готовыми к тому, что восстановление бланков строгой отчетности, например, трудовых книжек сотрудников, будет непростым делом.

Пошаговая инструкция по восстановлению кадрового делопроизводства

Если после любой чрезвычайной ситуации возникнет необходимость восстановить кадровое делопроизводство, следует действовать согласно установленным правилам, чтобы не подставить свою компанию под штрафные санкции.

Этап 1. Зафиксируйте факт утери документов

В первую очередь следует провести аудит всех сохранившихся документов, это поможет определить, что конкретно пропало. Иногда после этого приходится проводить полноценное расследование, основанием для которого служит заявление работодателя, например, о пропаже трудовых книжек в результате того, что они сгорели или были украдены. Вопросом по восстановлению трудового стажа в этом случае будет заниматься специальная комиссия.

При составлении акта о пропаже документов, в него необходимо внести полный список недостающих приказов, ведомостей и т.д. Если количество безвозвратно утерянных документов слишком большое, то их перечень оформляется в виде отдельного бланка, который затем прикрепляется к акту. После этого акт заверяется подписями всех членов комиссии, проводившей аудит.