Порядок и срок хранения должностных инструкций

Период хранения документации на предприятии зависит от того, в каком году утвержден документ. О порядке правильного хранения должностных инструкций (ДИ) расскажем в статье.

Для чего нужны должностные инструкции

В должностных инструкциях прописываются обязанности работника, порядок их исполнения. Кроме того, ДИ позволяют определять границы функционирования каждого сотрудника и решать возникающие в ходе работы текущие рабочие вопросы. Наибольшее внимание изучению должностных инструкций следует уделить новым сотрудникам, так как информация в ДИ позволяет быстрее адаптироваться. Более опытным сотрудникам ДИ помогают избежать неточностей и ошибок в работе, особенно – в рутинных, однообразных процессах. Также ДИ позволяют урегулировать споры сотрудников о том, какую работу должен выполнять тот или иной специалист.

Разработка и введение в работу должностных инструкций обязательно. Предприятия, работающие на коммерческой основе, вводят ДИ на добровольной основе. Как правило, ДИ разрабатываются и утверждаются. Их наличие существенно упрощают функционирование предприятия. Кроме того, должностные инструкции необходимы в том случае, если возникают споры между работодателем и работником относительно должностных обязанностей.

В судебной практике ДИ используют в качестве доказательства правоты одной из сторон (защита прав сотрудника, не получившего сумму заработной платы в полном объеме). Также должностные инструкции необходимы при оформлении сотрудника, которого принимают на работу впервые. Правильное оформление в соответствии с требованиями ДИ позволит избежать жалоб со стороны сотрудника, а также замечаний в ходе проверок.

Для разработки должностных инструкций привлекаются специалисты кадровой службы, руководители подразделений, отделов. Данная мера необходима для учета специфики работы каждого отдела и подразделения. После составления, должностные инструкции согласовываются с руководителем предприятия и утверждаются им.

Порядок и срок хранения должностных инструкций

Для того, чтоб точно определить, в течение которого времени следует хранить ДИ, необходимо обратиться к ст.22.1 ФЗ №125 от 22.10.2004 г, а также – перечню, утвержденному приказом Росархива №236 т 20.12.2019 г. В соответствии с указанными документами, датой начала действия ДИ считается первое января года, следующего за годом разработки и утверждения ДИ. В том случае, если разработка была завершена после 01.01.2003 г. срок хранения должностных инструкций – пятьдесят лет, если до указанной даты – семьдесят пять лет. в том случае, если предприятие провело обновление типовых инструкций для работников, срок их хранения – в течение 3х лет после обновления.