Порядок и правила смены фамилии в кадровых документах

Бывает, что работник по какой-либо причине меняет свою фамилию, что для кадровика может доставить проблемы с правильным оформлением такого сотрудника и обновлением сведений о нем в документах организации. Разберемся в данном вопросе подробно: какие понадобятся для этого документы, в каком порядке и как их правильно оформить.

Узнать о смене фамилии кадровику необходимо, так как неверная информация о сотруднике в базе организации или документах, может привести к путанице, а то и штрафам. Разберемся, обязан ли сотрудник сообщать об изменении личных данных далее.

ФИО является одним из основных персональных данных, которые идентифицируют работника и подчиняются Федеральному закону «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее - Закон № 152-ФЗ). Сюда также относят дату рождения, паспортные данные, адрес регистрации и проживания.

Получить информацию о персональных данных и об их изменении, работодатель может либо от самого сотрудника, либо от доверенного лица (официально подтвержденного). Стоит отметить, что обязательство предоставить свои личные данные за работником закреплено, только в момент устройства на работу (статья 65 ТК РФ). Обязанность работника сообщать об изменениях персональных данных согласно ТК РФ или Закону № 152-ФЗ не закреплена. Поэтому работодатель может и не узнать о намерении сотрудника изменить свои персональные данные.

Работнику стоит задуматься о том, к каким последствиям может привести то, что он не уведомит работодателя о смене своих персональных данных. В первую очередь, это может негативно повлиять на своевременность заработной платы, так как данные предоставляемые работодателем и данные о сотруднике в банке могут отличаться, что создаст путаницу. Поэтому кадровику следует периодически уведомлять работников о том, что нужно сообщать об изменениях своих личных данных работодателю.

Одним из вариантов в таком случае может быть локальный акт организации, в котором будет прописана обязанность каждого работника сообщать об изменениях персональных данных. Каждый работник, который прочтет и подпишет такой документ, будет нести ответственность за соблюдение изложенных в нем правил. Это вполне законно, так как запрета, о наложении обязанности на сотрудника сообщать изменения своих личных данных, нет, поэтому работодатель вправе воспользоваться этим внутренним регламентом компании.