Положение о командировках – все, что необходимо включить в нормативный акт

Prof-Post Управление персоналом

Часто бывает, что работодатель отправляет своего подчиненного в командировку, но не оформляет при этом всю необходимую документацию. Все условия рабочей поездки согласовываются устно. Однако в законодательстве имеется достаточно требований, которые необходимо соблюдать при оформлении командировки. Чтобы не допустить неразберихи и установить регламент, по которому сотрудники компании будут ездить в любые рабочие поездки, а также отчитываться о полученных результатах и получать компенсацию в целях возмещения расходов, следует создать и утвердить Положение об особенностях направления работников в командировки.

В этом документе можно закрепить все возможные вопросы, которые связаны с подготовкой к командировке, с ее оформлением и оплатой. Следует знать, что созданное Положение о служебных командировках не может противоречить Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, и иным действующим законодательным актам.

Ниже приведена подробная инструкция о том, как создать Положение о командировках.

Как правило, подобное Положение о направлении сотрудников в рабочие поездки состоит из 5-10 тематических разделов. Каждый из этих разделов раскрывает отдельные аспекты оформления рабочих командировок.

Общего формата Положения – нет. Каждое предприятие самостоятельно решает, какие требования к оформлению использовать при составлении данного документа и какое содержание в нем будет заключено. На основе составленного Положения о командировках в будущем сотрудникам перед рабочими поездками можно выдавать сформированные памятки.

Базовый перечень разделов в составленном Положении о командировках

Общий раздел – как правило, данный раздел содержит в себе основные понятия, термины. Это вводный раздел, в котором упоминается, что такое командировка, кого можно в нее направить. Какие поездки не являются командировками.

Сроки и режим командировки – в законодательстве отсутствуют какие-либо ограничения, как на максимальную длительность командировки, так и минимальную. Все это остается на усмотрение руководителя. Поэтому само предприятие вправе установить максимальную и минимальную длительность командировок. Этот раздел может также содержать в себе порядок и обоснование для продления командировки, процедуру досрочного возвращения или отзыва, а также правила, позволяющие правильно определять дату выезда и прибытия.

Следует учесть, что с 10.03.2023 года срок пребывания сотрудника в командировке смогут подтвердить договор, бланк строгой отчетности или кассовый чек, однако только в том случае, если у него нет проездных документов. Как пример, допустим, сотрудник отправился в командировку на автомобиле. Раньше роль подтверждающего документа могли играть талон, квитанция или иной документ, который подтверждал собой факт заключения договора на съем гостиничного номера по месту командирования.

Документальное оформление – здесь следует отразить все возможные нюансы командировочного документооборота. То есть, должно быть отмечено, кто отвечает за подготовку приказа на командировку, за выдачу служебного задания и иных документов, которые нужны для оформления рабочей поездки. Кому поручено вести учет сотрудников и заполнять журналы. Не будет лишним включить в этот раздел запрос у сотрудников льготных категорий согласия в письменном виде на поездку.

Помимо всего прочего, следует учитывать, если используются электронные формы из приказа № 52н, а их использование обязательно для централизованных учреждений и для тех, кто отразил их применение в своей учетной политике, командировку нужно будет оформлять по унифицированной форме — 0504512 или 0504515. Основываясь на решении создается приказ о командировке. В этом случае можно применять унифицированные формы № Т-9 или № Т-9а, либо разработать собственную форму.

Командировочные расходы – тут следует определить объем затрат, которые предприятие обязуется компенсировать работнику, независимо от того, имеются подтверждающие документы или нет (чеки, счета, квитанции). Как правило, компенсируются следующие расходы:

за проезд в общественном транспорте до аэропорта или вокзала;
за вызов такси;
за постельное белье в поездах;
за стоимость всех билетов – авиабилетов, железнодорожных, билетов, автобусных, а также багажных талонов;
если работник отправился в рабочую командировку на собственном или служебном транспорте, то организация обязуется компенсировать стоимость горюче-смазочных материалов;
за оформление необходимых для командировки документов – к ним могут относиться виза, загранпаспорт, приглашение или консульские сборы;
за оплату жилья – гостиничный номер или квартира;
за мобильную связь и Интернет.

В этом же разделе закрепляется размер суточных, а также порядок их выплаты. Данный порядок устанавливает организация.

Для разных категорий персонала может быть установлен разный размер суточных. Например, выплата суточных для работников руководящего состава может быть больше, а для рядовых сотрудников соответственно меньше.

При использовании электронных форм из приказа № 52н, отдельного заявления на выдачу суточных от командируемого сотрудника не требуется. Для этого хватит форм 0504512 и 0504515. Они содержат все необходимые данные – назначение аванса, его расчет, обоснование его размера, а также срок, на который он выдается. В том случае, если электронные формы не используются, то необходимо будет получить письменное заявление от командируемого работника.

Оплата за работу в выходные дни – иногда происходит так, что дата отъезда или прибытия, а также время, проведенное сотрудником в пути, может выпасть на выходные или праздничные дни. Более того, рабочий график принимающей стороны может значительно отличаться от рабочего графика работодателя, направившего своего сотрудника в рабочую командировку. В результате работнику придется работать в свои выходные. Данный момент необходимо заранее предусмотреть и закрепить порядок и объем оплаты за эти дни в Положении о командировках. В этом случае удастся избежать возможных недоразумений и конфликтов с персоналом.

Гарантии для сотрудников – в этом разделе перечислите все гарантии, которые закреплены в статье 167 ТК (сохранение места работы и среднего заработка на весь период поездки), и определите дополнительные компенсации, которые обязуется выплатить организация.

Порядок предоставления отчётности – в данном разделе необходимо указать, в какие временные рамки следует уложиться для предоставления производственных и авансовых отчетов. А также, какими точно документами должны быть подтверждены возникшие расходы, и что конкретно произойдет, если командированный сотрудник своевременно не успеет отчитаться. Сейчас, в случае отсутствия у работника проездных документов, пребывание его в командировке смогут подтвердить: кассовый чек, договор или бланк строгой отчетности.

Отзыв из рабочей поездки или ее отмена – в этом разделе следует прописать условия, при которых можно отозвать работника из уже начавшейся командировки, а также при необходимости совсем отменить рабочую поездку. Нужно указать, в какой последовательности оформляются документы для отзыва или отмены командировки. Следует также закрепить информацию, которая раскрывает, как именно работодатель будет компенсировать расходы. Чтобы внести изменения или вовсе отменить командировку, которая еще не успела начаться, при условии, что работодатель использует электронный документооборот и приказ №52н, необходимо подготовить изменение решения о командировании (формы 0504513 и 0504516). В том случае, если командировка уже успела начаться – нужно оформить приказ руководителя. Если не применяете, в этом случае будет нужна служебная записка, а также приказ руководства.

Каким образом можно составить приказ об утверждении Положения о командировках? Специального бланка для этого не существует. Как следствие, приказ о служебных командировках оформляется в свободной форме. Для этого можно также использовать фирменный бланк организации. Если таковой бланк на предприятии отсутствует, то в «шапке» составляемого приказа следует указать основные реквизиты работодателя. Ниже укажите место и дату издания, название, номер документа.

Что касается распорядительной части документа, то в ней следует указать, с какой целью утверждается данный нормативный акт. Как вариант, это может быть: «с целью упорядочения документального оформления, а также оплаты командировок».

Далее следует указать полное наименование утверждаемого документа, а также точную дату его вступления в силу. Еще необходимо перечислить должностных лиц, которые назначены ответственными за ознакомление работниками с новым нормативным актом.