Положение о КЭДО, порядок его составления
Определение «кадровый электронный документооборот» (КЭДО) было разработано и внедрено в ТК РФ в ноябре 2021 года. Необходимость введения была обусловлена удобством отказа от бумажной документации (хранение, оборот, подписание). Именно поэтому КЭДО заинтересовало руководителей предприятий, особенно тех, в которых часть сотрудников работают удаленно и ведение, подписание их документации может вызывать определённые сложности.
Для эффективного перехода на новый формат необходимо грамотно составить положение о КЭДО.
Порядок перехода на КЭДО
Переход организации на новый вид документооборота должен производиться в рамках следующего алгоритма:
После принятия решения о переходе на новую систему оборота документации, необходимо закрепить его распоряжением, действие которого распространяется на всех сотрудников предприятия. Кроме того, следует определить порядок внедрения КЭДО, сотрудников, ответственных за организацию и проведение процедуры, сроки полного перехода.
Выбор оптимальной для вашего предприятия информационной системы (ИС), в рамках которой будет введен КЭДО. По закону предприятия имеют право выбирать ИС из предложенных государственных или коммерческих программ, а также разрабатывать самостоятельно.
Создание и утверждение ЛНА о порядке внедрения и ведения документооборота по новой системе.
Оповещение работников предприятия о переходе на новую систему. Следует помнить – согласно ч.5 ст.22.2 ТК РФ каждый сотрудник предприятия имеет право высказаться за или против внедрения электронной системы документооборота.
Свою позицию относительно перехода предприятия на новую систему документооборота каждый работник должен выразить письменно (отказ/согласие).
Порядок составления приказа и положения о КЭДО
Прежде, чем приступить к составлению положения, следует составить и издать 2 ЛНА о переходе на КЭДО в соответствии с требованиями ст.22.2 ТК РФ:
Порядок перехода на КЭДО, ч.2 ст.22.2 ТК РФ;
Осуществление цифрового документооборота, ч.3 ст.22.2 ТК РФ.
Отметим – ЛНА о переходе на КЭДО издается в виде приказа или положения, на усмотрение ответственных лиц предприятия. Однако, при создании документа следует учитывать требования законодательства РФ, которые регламентирую наличие следующих пунктов в документе:
