Подписание кадровых документов со стороны организации

Кадровое делопроизводство — это деятельность по сбору, ведению и хранению документов, связанных с сотрудниками. Для выстраивания эффективных процессов в компании необходимо организовать своевременное оформление кадровых документов. По действующим нормам законодательства мероприятия, которые осуществляются в компании с сотрудниками, проводят на основании приказов. Обязательными реквизитами приказа являются подпись документа с двух сторон, со стороны компании и сотрудника.

Кто может подписывать кадровые документы со стороны организации

Права и обязанности работодателя в области трудовых отношений определяются: ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ; законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ; нормативными правовыми актами органов местного самоуправления; учредительными документами организации; локальными нормативными актами; трудовыми договорами. В уставе организации прописывается перечень, состав и полномочия органов, управляющих компанией. Как правило, согласно уставу, ответственность за все принимаемые управленческие решения, в том числе право подписи кадровых документов, возлагается на руководителя организации.

В настоящее время во многих компаниях наблюдается интенсивный кадровый документооборот, и кадровые работники сталкиваться с проблемой подписания документов у директора организации. Бывают случаи, когда руководитель компании не может систематически и своевременно подписывать документы из-за загруженности. Директор компании при необходимости может передать часть своих полномочий в области кадровой политики другим сотрудникам компании распределив обязанности между сотрудниками во избежание злоупотреблений.

Законом не установлены ограничения на количество доверенностей и кому они могут быть выданы. Роструд в письме от 04.04.2023 г. № ПГ/05385-6-1 разъяснил, что подписывать кадровые документы от имени работодателя может любой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия. Подтверждающими документами полномочия сотрудника, который выступает от имени работодателя являются учредительные документы организации, иные локальные акты, в том числе положения, приказы о распределении обязанностей, трудовой договор работника, а также доверенность. Как правило, сотруднику, для подтверждения полномочий, не предусмотренных уставом компании, необходимо оформить доверенность на право подписи кадровых документов (Федеральный закон от 08.02.1998 г. № 14‑ФЗ, Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ).