Письма, договоры, ЛНА. Как правильно составлять документы, чтобы не прослыть безграмотным

Рекомендации, советы и полезные примеры дадут вам возможность научиться корректно составлять деловые письма и прочие документы. Из статьи вы узнаете, как и где правильно проставлять дату, указывать должность, как грамотно расшифровать сумму и сократить длинное наименование. Также вы будете знать, в каких случаях местоимение «вы» пишется только строчными буквами.

Естественно, если вы напишете вместо строчной буквы прописную, если вы неправильно поставите падеж адресата, то ничего страшного в этом случае не произойдет. Вы этим не спровоцируете штраф для организации, дело в суде вы также из-за этого не проиграете. Однако владение русским языком и знание правил деловой переписки позволит вам не только быстро составлять нужные документы, но и повысит ваш уровень экспертности в глазах ваших коллег и руководителя.

Для того чтобы грамотно писать с точки зрения русского языка и действующих норм, можно использовать «Правила русской орфографии и пунктуации», утвержденные АН СССР, Минвузом СССР, Минпросом РСФСР в 1956 году (далее — Правила 1956 года). Не стоит смущаться давнего года издания, правила до сих пор не потеряли своей актуальности.

Вторым источником правописания является ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Помимо перечисленных источников может помочь практически любой справочник под авторством профессора Дитмара Эльяшевича Розенталя.

Даты документов и событий

Следует запомнить, что в письмах, ЛНА, заявлениях, трудовых договорах и прочих документах дату следует указывать строго последовательно, то есть, сперва день, затем месяц и только после этого год. Раньше допускалось писать дату наоборот, то есть, сперва год, а далее месяц и день, но прежний ГОСТ, допускающий это, уже не действует, а по новым правилам данная запись более не является корректной (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст, п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Сами даты можно записывать в соответствии с одним из двух вариантов. Первый вариант – арабскими цифрами, между которыми ставится точка (07.08.2023). Второй вариант – словесно-цифровой. Выглядит это следующим образом: (7 августа 2023 г.). Важные нюансы при втором варианте: как вы видите, ноль перед семеркой не стоит (его не ставят перед цифрами от 1 до 9). Слово «год» не прописывается целиком, только сокращенно «г.». Если вы используете первый вариант (арабские цифры), то год вообще никак не отображается, ни «год», ни «г.» (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.10 Методических рекомендаций Росархива по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Методические рекомендации)).