Переход на КЭДО: этапы и особенности проведения процедуры

Ниже в статье вы узнаете:

• как обосновать решение о переходе на кадровый электронный документооборот (далее — КЭДО);

• какие документы необходимо оформлять при переходе на КЭДО;

• какие есть обязательные и желательные этапы перехода на КЭДО;

• сложные моменты в процедуре перехода на КЭДО и как избежать ошибок.

Преимущества и недостатки КЭДО

Электронный документооборот упрощает работу с документами. Так, кадровые специалисты смогут быстрее осуществлять сбор и систематизацию документов с минимальными рисками потери данных работников. Сотрудникам, использующим систему документооборота, не надо ходить по отделам и носить документы на подпись и согласование.

Работники могут быстро подать заявление, а у организации нет сомнений в авторстве, в частности, если речь идет о заявлениях на увольнение. Все сотрудники смогут в дистанционном режиме подписывать документы с помощью электронных подписей, а их подлинность в необходимых случаях можно подтвердить машиночитаемой доверенностью.

Когда руководство принимает решение о том, что в организации будут оформляться электронный кадровые документы, кадровым специалистам придется обеспечить переход.

Этап 1. Выбор системы КЭДО

Работодатель может пользоваться своей программой для ведения кадрового электронного документооборота или портал «Работа в России» (ч. 3 ст. 2 Закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

Для использования платформы «Работа в России» компанию и работников необходимо зарегистрировать в ЕСИА — например, на портале Госуслуг. Все работники получат коды и пароли и должны создать личные кабинеты.

Если вы приняли решение о покупке системы ЭДО, нужно изучить характеристики и особенности системы, взаимодействовать с разработчиками, читать и знакомиться с отзывами. Для работы с кадровой документацией система должна обеспечить возможность подписания документов электронными цифровыми подписями, хранения документов, фиксации факта, что другой стороной был получен документ.

Систему, где работники будут создавать, оформлять, хранить документации, может разработать сама организация. Такой вариант лучше поможет учитывать интересы компании, но занимает больше времени. Кадровым специалистам придется участвовать в формировании системы, готовить технические задания, проводить тестирование конечного варианта.