Переход на электронные трудовые книжки

2020 год ознаменовался внедрением новшеств в процедуру оформления трудовых книжек.

Руководителей предприятий и организаций обязали перевести весь штат сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК) для более оперативной и точной передачи сведений в Пенсионный Фонд.

В статье будут рассмотрены следующие вопросы:

порядок оформления новых трудовых книжек служащим отдела кадров;
сведения, которые необходимо в обязательном порядке включать в трудовую книжку;
порядок и нюансы перехода на электронные трудовые книжки.

Замена бумажного формата трудовой книжки на электронную стала обязательной для руководителей, которым следует оформлять, хранить и заполнять текущие сведения о работнике в ЭКТ.

Планируется, что электронная трудовая книжка в ближайшее время полностью заменит бумажный вариант. Ведение электронного документа обязательно для руководителя предприятия. Этого требования не отменяет даже подача письменного заявления работником на сохранение бумажной ТК. Данный вариант менее предпочтителен, так как требует от кадровика выполнения двойной работы – ведения бумажного и электронного документа. Перевести сотрудника на электронный формат ведения ТК принудительно недопустимо.

Преимущества электронной трудовой книжки

сокращение времени заполнения, оформления и ведения документа, а также ускорение отправки данных в ПФР. Оперативность подачи данных сократить время работы с каждой ТК, а значит – позволит оптимизировать работу кадровика;
гарантия оперативной подачи более точных сведений о работнике. Отправка данных в электронном формате занимает в значительно меньше времени, нежели отправка бумажной документации;
удобство хранения и передачи. ЭКТ нельзя потерять, повредить. Хранение электронной версии надежно и защищено.

Сведения, которые будут вноситься в ЭТК:

информация о работнике (ФИО, занимаемая должность, полученная в ходе обучения специальность, присвоенная квалификация);
дата трудоустройства и увольнения работника;
информация о смене места работы с указанием о понижении или повышении в должности;
информация о приостановлении и возобновлении ТД;
данные о рабочем месте, точном и полном его названии, сведения о смене наименования;
данные о занимаемой должности, специальности работника, квалификации, подразделении;
вид деятельности, которая поручена сотруднику, выполняемая функция на данном месте работе и предыдущих;
вид, дата, номер кадрового мероприятия;
причины, которые привели к разрыву трудового договора.

Переход на ЭКТ

На данный момент работник имеет право выбора – оставить бумажный формат ведения трудовой книжки или перейти на электронный. Решение сотрудник принимает добровольно, без принуждения и давления со стороны руководителя. Однако, если работник впервые трудоустраивается после 2021г, единственным вариантом для него будет электронная трудовая книжка. Бумажный вариант ему, согласно новым требованиям, не доступен.

Оформление электронной трудовой книжки в разных ситуациях:

Электронная версия оформляется по письменному заявлению работника. Этот вариант обязывает работодателя вести одновременно бумажную и электронную версию.

Если же работник написал заявление о переходе на электронную версию, замену следует провести в следующем порядке:

подача письменного заявления о переходе на ЭТК. Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя. Заявление должно содержать дату начала ведения электронной версии;
формирование сотрудником отдела кадров отчета в форме СЗВ-ТД и отправка в ПФР;
постановка отметки о переходе на ЭКТ в бумажной трудовой («От работника ФИО поступило заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст.66.1 ТК РФ на основании ч.2 ст.2 ФЗ №439 от 16.12.19г»);
передача бумажной ТК сотруднику с пометкой о предоставлении ЭТК. Под пометкой обязательна личная подпись сотрудника.

Прием нового сотрудника с ЭТК:

Кандидат на должность предоставляет данные о трудовой деятельности в форме справки СТД- Р, которая выдается работодателем в день увольнения с предыдущей работы;
Сотрудником кадровой службы формируются данные о новом сотруднике и передаются в ПФР в формате отчета СЗВ- ТД.

Вновь трудоустроенный сотрудник не может требовать оформления бумажной ТК, сведения о приеме на работу передаются в ПФР в формате отчета СЗВ- ТД.

Если руководитель организации не предпринял действий по переводу трудового коллектива на новую версию ТК, проигнорировал данное требование, не предоставил сотрудникам возможности перейти на ЭТК, продолжил работать с использованием бумажных ТК, не передавая сведения в ПФР, ему грозят штрафы:

до 5 тысяч рублей для ИП и предприятий малого бизнеса;
до 50 тысяч рублей для крупных и средних предприятий;
300-500 тысяч рублей за отчет СЗВ- ТД, сданный несвоевременно, с ошибками.