Переход на ЭДО
Переход на электронный документооборот не является обязательным для учреждений. Однако начиная с 2023 г., учреждения, принявшие решение перейти на ЭДО должны будут соблюдать установленные требования относительно ведения документации. В данной статье будет рассказано о том, что такое кадровый ЭДО, какие из документов переходят в электронный формат, а какие нет, а также какие требования предъявляет Минтруд к ЭД.
Общее о КЭД
Электронные документы — это вся документация, касающаяся работы учреждения, которой оно обменивается с работниками, которая создается и хранится в учреждении в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Все ЭД в обязательном порядке подписываются цифровой подписью, как со стороны работодателя, так и со стороны работника. В свою очередь электронная подпись, может быть, простой либо квалифицированной усиленной, что зависит от подписываемого документа и самого подписанта.
Почти вся кадровая документация может быть переведена в ЭДО, в том числе договоры, заявления работников, приказы, ЛНА учреждения, расчетные листы, но есть документы, которые составляют исключения. В соответствии с ч.3 ст. 22.1 ТК РФ в бумажном варианте должны остаться следующие виды документов, требующие личной подписи лица.
Трудовые книжки работников, которые отказались от электронного учета сведений о трудовой деятельности и отдали предпочтение бумажному формату документа.
Приказ о расторжении ТД.
Акты о происшествии несчастного случая на производстве.
Регистрация прохождения инструктажа по безопасности труда.
Остальные документы с 01.03.2023 г., в случае перехода учреждения на КЭДО, разрешается не хранить в бумажном формате.
Электронный документ и требования к нему
Особенности КЭДО регулируются ст. 22.1 ТК РФ. В марте прошлого года вступил в законную силу Приказ Минтруда РФ от 20 сентября 2022 №578Н, устанавливающий требования к формату и составу документов, оформляемых в рамках электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
Предъявляемые к форме и составу ЭД требования отличаются больше техническим характером. Также Минтруда был подготовлен справочник кадровых мероприятий, шаблоны наименований файлов и другая, касающаяся работы информация. Теперь при совершении того или иного кадрового мероприятия работодатель должен указать соответствующий ему код в файле-описании ЭД.