Особенности учета и хранения трудовых книжек сотрудников
Соблюдение законодательства в сфере ведения документов строгой отчетности играют важную роль в успешной деятельности предприятий. Вопросы, связанные с учетом и хранением трудовых книжек и бланков к ним, становятся более актуальными и важными для работодателей.
Рассмотрим основные аспекты учета и хранения трудовых книжек и бланков к ним, а также узнаем, нужно ли сотруднику платить за бланк трудовой книжки.
Как осуществляется учет трудовых книжек?
Каждая организация должна вести учет трудовых книжек всех сотрудников, т.к. они являются документами строгой отчетности. Раздел VI Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г. содержит подробные разъяснения в отношении порядка учета и хранения трудовых книжек.
Учет трудовых книжек ведется в специальных книгах:
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Согласно Приложения 2 к Постановлению Минтруда России №69 от 10.10.2003 г., ведением приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки занимается бухгалтер. После получения бланков к трудовой необходимо внести соответствующую запись в учетный документ. Также в приходно-расходной книге нужно указывать цену бланком и серию и номер купленных и израсходованных трудовых и вкладышей к ним.
В свою очередь, книгу учета движения трудовых вкладышей в них ведут кадровые специалисты. Если кадровиков нет, то эта обязанность может быть возложена на бухгалтера.
В книгу учета вносятся следующие данные:
информацию о дате трудоустройства работника;
ФИО сотрудника;
серия и номер трудовой книжки и ее вкладыша;
должность работника;
место работы;
сведения документа, на основании которого сотрудник был принят на работу.
Так же, как и приходно-расходная книга, книга учета должна быть полностью прошнурована, а страницы - пронумерованы. Каждую книгу заверяет руководитель, а также ставят пломбу.
Правила хранения трудовых книжек сотрудников
П. 42 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г. трудовые книжки сотрудников должны храниться в огнеупорном сейфе или в специальном шкафу, который может закрываться на ключ. Как к трудовым книжкам, так и к бланкам доступ может иметь только ответственный сотрудник. Бланки выдаются ответственному только по письменной заявке.
