Особенности перехода на КЭДО
Электронный кадровый документооборот – удобная альтернатива бумажному делопроизводству, позволяющая оптимизировать кадровые процессы, а также сократить расходы, связанные с логистикой, печатью и хранением документов на бумажном носителе. Какие документы можно перевести в онлайн, а какие нельзя? Как управлять отпусками в электронном формате и получать согласие работников в цифре? Что обязательно следует учитывать при уведомлении работников через систему КЭДО? Об этом будет рассказано дальше в статье, а также рассмотрен алгоритм действий работодателя при подготовке графика отпусков и его утверждении в электронном виде.
Ведение каких документов, разрешено в рамках КЭДО
Электронный кадровый документооборот регулируется ст.ст. 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ.
Под КЭДО следует понимать возможность формирования, учета, обмена и хранения кадровой документации в электронном формате.
Положения ТК РФ об электронном документообороте применимы к документам:
создание которых предусмотрено НПА в сфере трудового права;
для которых предполагается оформление в бумажном виде.
Исключения составляют документы, прописанные в ч.3 ст. 22.1. ТК РФ, допускающие только бумажный носитель. К ним относятся:
трудовые книжки и формируемые в электронном формате сведения о трудовой деятельности;
приказы о расторжении трудового договора;
акты о несчастных случаях, произошедших на производстве;
документы, свидетельствующие о прохождении сотрудником инструктажей по охране труда (книги регистрации целевого, вводного и других инструктажей.
Причиной изъятия указанных документов из-под действия КЭДО служит необходимость обеспечения защиты интересов сотрудников путем исключения возможности неправомерного изменения электронного документа. Также введенный запрет связан с важностью рассматриваемых документов для расследования произошедших на производстве несчастных случаев.
Как видим, Трудовой кодекс позволяет цифровизацию большей части кадровой документации. Это означает, что ее дублирование на бумаге не обязательно. В том числе это касается и документов, которые требуют подписи работника и его ознакомления.