Особенности и порядок составления приказа о делопроизводстве

Приказ о делопроизводстве — документ, позволяющий существенно упростить и оптимизировать поток документации на предприятии. Благодаря изданию такого приказа возможно добиться единого варианта оформления документов и ввести в работу инструкцию по делопроизводству.

Бюджетные организации в обязательном порядке должны вводить в работу инструкцию по делопроизводству. Для остальных данный документ не обязателен. Инструкция содержит сведения о порядке работы с разными видами документов, и правила их заполнения, дает возможность оптимизировать работу делопроизводителя и снизить риск возникновения ошибок.

Составляя инструкцию, следует учитывать требования ст. 8 ТК РФ, определяющую содержание инструкции.

До того, как оформить создать инструкцию о делопроизводстве, следует разработать и утвердить инструкцию. Следует отметить, разработка инструкции —  многоступенчатый процесс, состоящий из этапов:

• сбор данных;

• анализ информации;

• подготовка текста локального акта;

• ознакомление с инструкцией ответственных специалистов;

• написание текста приказа;

• утверждение текста у руководителя организации и ответственных специалистов;

• применение в практической деятельности предприятия.

Правила составления приказа

Требования законодательства не распространяются на вопросы ведения кадрового делопроизводства, поэтому единой формы составления приказа не существует. Исходя из этого возможно составить текст приказа произвольно.

Подготовка приказа допустима на обычном листе формата А4 или фирменном бланке предприятия. Первый вариант требует заполнения сведений о предприятии.

Приказ о делопроизводстве должен содержать сведения:

• полное и сокращенное название предприятия;

• название документа;

• порядковый номер, соответствующий журналу регистрации документов;

• дата издания приказа;

• город издания;

• преамбула;

• текст документа;

• подпись руководителя и лиц, которые должны быть ознакомлены с текстом приказа.

Название приказа вирируется, но как правило, чаще всего используют «Об утверждении инструкции по делопроизводству ООО «.....». Выше, над названием прописывается слово «приказ». Дата и порядковый номер следуют после названия.

Далее —  преамбула, содержащая цели, для реализации которых издан приказ.

Основной текст документа должен содержать следующие пункты:

• введение в действие Инструкции с указанием данных о документе (дата, номер);

• дата введения в действие Инструкции;

• срок и порядок ознакомления сотрудников с документом;

• ответственные за исполнение приказа.

Документ заверяется подписями руководителя организации и ответственными лицами которые были в нем указаны.