Основные правила и особенности оформления номенклатуры дел в организации
Перечень главных кадровых документов любой организации не обходится без такого документа как номенклатура дел. Номенклатурой дел называют документ, содержащий учетный перечень всех дел в организации, с указанием заголовков, срока хранения и другой информации идентифицирующей конкретные дела. Также в номенклатуре представлены:
наименования конкретных подразделений и отделов с указанием относящихся к ним документаций;
наименования документов, в которых прописаны общие обязанности сотрудников подразделений (расписания, устав, распорядок дня);
наименования приказов, служебных писем, запросов, договоров, актов приема-передачи;
заголовки материальной документации (счета, акты об оплате) и пр.;
количество конкретных документов из перечня;
правила и сроки хранения вышеперечисленных конкретных документов (дел, приказов и т.д.);
примечания по тем или иным документам перечня.
Нормативно, основные понятия и правила формирования номенклатуры прописаны в пункте 3.2.5 ГСДОУ (Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33).
Номенклатура дел объединяет в себе весь комплекс дел, которые имеет организация, в цельную систему. При этом, в ней подробно изложена информация о каждом деле с указанием необходимой информации для поиска дела. Она включает в себя помимо общих правил делопроизводства организации, отдельные номенклатуры для отделов и подразделений (административного отдела, отдела финансов, канцелярии и др.). Главная цель формирования такой номенклатуры – систематизировать и упорядочить информацию обо всем делопроизводстве организации.
Основные задачи, которые должна решать номенклатура дел:
ведение индексации дел;
формирование удобной системы поиска документации;
правильное оформление самих дел (упорядочивание информации);
ведение учета актуальной кадровой документации организации и ее отделов.
Основные типы номенклатуры дел
В любых компаниях и организациях можно встретить три основных типа или вида ведения номенклатуры: индивидуальный, типовой или примерный. Каждый из этих видов определяет то, каким образом составляется номенклатура. Основы типологии номенклатур изложены в пункте 3.2.5.2 ГСДОУ, (Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33), а также в пункте 4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Рассмотрим названые виды подробнее.
