Основные нюансы оформления журнала учета личных дел сотрудников

Каждая организация обязана вести систематический учет документации своих работников. Для этой цели создается специальный журнал, в котором отражается вся информация о хранящихся у работодателя личных делах сотрудников.

При этом актуальное законодательство не предусматривает единого шаблона для такого документа. Это дает компаниям свободу в разработке собственных форм учета, которые наилучшим образом соответствуют их потребностям и специфике работы. Организации могут создавать индивидуальные форматы журнала или использовать уже готовые шаблоны, ранее утвержденные различными ведомствами и министерствами.

Назначение и правовые основы ведения журнала учета личных дел

Внедрение системы учета личной документации работников существенно оптимизирует работу кадрового отдела любой компании. Грамотно организованный журнал учета личных дел становится эффективным инструментом управления документооборотом, обеспечивая не только быстрый доступ к систематизированной информации, но и надежную защиту конфиденциальных данных работников.

Особую значимость данный документ приобретает в сфере государственной службы, где действуют повышенные требования к обеспечению сохранности персональной информации. Законодательством предусмотрен комплекс строгих мер по организации хранения документации госслужащих: документы действующих и уволенных сотрудников размещаются раздельно в специально оборудованных помещениях, оснащенных металлическими шкафами. При этом доступ в такие помещения строго ограничен и предоставляется исключительно уполномоченным специалистам.

Нормативно-правовую базу для работы с личными делами государственных служащих формируют Федеральный закон № 79-ФЗ от 27.07.2004 "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и Указ Президента РФ № 609 от 30.05.2005, включающий порядок работы с личными данными государственных служащих.

Учетный журнал выполняет важнейшую функцию, ведь документирует каждый факт ознакомления госслужащего с материалами личного дела и цель такого обращения. Несмотря на наличие в личных делах индивидуальных карточек ознакомления, журнал существенно упрощает процедуру контроля и проверки, делая ее более прозрачной как для внутреннего аудита, так и для проверяющих органов.