Ошибки в ЭКДО

ЭКДО – это один из важнейших элементов общей системы внутриорганизационного оборота документов, и представляет собой электронный способ хранения и обмена документами.

В данной статье содержится подборка наиболее часто встречающихся ошибок при работе с ЭКДО и полезные советы в плане обращения с ним. Рассмотрим примеры из судебной практики по ЭКДО, ведь зачастую работодатели проигрывают суд из-за совсем незначительных неточностей, допущенных при составлении ЭКДО, к примеру, элементарного отсутствия подтверждения того, что работник ознакомлен с содержанием документа.

К чему приводит нарушение порядка перехода на электронный документооборот

Переход на ЭКДО – достаточно важный момент, и если отнестись к нему без должного внимания, то вариант с признанием такого перехода неправомочным станет реальностью, а следовательно, те документы, которые оформлены и подписаны в пределах такого ЭКДО будут считаться недействительными, и не могут быть использованы официальным образом ни в каком качестве. Наглядный пример – работодатель ознакомил сотрудника с содержанием локального нормативного акта (далее ЛНА), после чего разместил его в электронном виде в системе. Казалось бы, все правильно, но на тот момент ЭКДО не был введен официально, и этот момент стал определяющим в ходе судебного слушания, выигранного в итоге сотрудником (решение Ноябрьского горсуда Ямало-Ненецкого АО от 29.07.2022 №2-1904/2022).

Но в случае, если порядок перехода на ЭКДО не нарушен, то в суде спокойно можно ссылаться на содержащиеся в нем документы или использовать их в качестве доказательства.

Случай из судебной практики 

Компания через ЭКДО направила сотруднику для ознакомления извещение о том, что условия трудового договора меняются по причине проведения организационных и технологических изменений. О своем несогласии с изменениями сотрудник ответил также через ЭКДО, после чего был уволен. Будучи несогласным с данным решением, бывший сотрудник решил обратиться в суд, где в свою защиту приводил аргумент, что ему не предоставили возможность письменного ознакомления с договором, и что он не выражал отказ в письменном виде. Суд счел подобные доводы необоснованными, так как ранее в организации было заключено соглашение со всеми работниками об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи и ознакомили их с ЛНА об КЭДО, из чего логично вытекает тот факт, что способ, которым воспользовалась компания для отправки уведомления, абсолютно легитимен, а электронный ответ работника о несогласии работать по новым правилам расценивается как письменный документ за его подписью (Верхнеуслонский районный суд Республика Татарстан от 24.05.2023 №2-266/2023).