Ошибки кадровиков в ведении дел по личному составу

В статье детально описаны 3 ошибки, которые допускают кадровики при формировании приказов по личному составу. А также рассказано о том, как действовать кадровику и вести дела правильно, начиная с нового года. Работник отдела кадров несет ответственность за правильное оформление дел, а сотрудник архива отвечает за то, чтобы документы просуществовали в компании 50 лет и при необходимости, передает их в гос. архив.

Ежегодное архивное оформление дел со сроком хранения 50 лет экономит средства организации. Это связано с тем, что работу с архивом часто поручают кадровым сотрудникам, привлекая подрядную организацию. Что гораздо дешевле и менее трудозатратно, особенно если требуется производить архивную обработку документов за все время существования компании.

Деление приказов по личному составу на дела по срокам хранения

Многие кадровики подшивают в папки с приказами по личному составу иные приказы без определенного порядка, не распределяя их по срокам хранения. К примеру, папка “Отпуска”. В ней хранятся приказы о предоставлении не только ежегодных оплачиваемых отпусков со сроком хранения 5 лет, но и отпуска по уходу за ребенком со сроком хранения 50 лет, отпуска без сохранения зарплаты со сроком хранения 50 лет и т.д.

Подобная ошибка может привести к тому, что архивист просто не справится с обработкой всех дел, а компания рискует получить архив с ошибками или остаться без него. Это связано с тем, что архивист обязан перебирать приказы поштучно и формировать из одного дела несколько: с 5 и 50-летним сроком хранения.

Сроки приказов по личному составу установлены в ст. 434 Перечня типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 №236, далее – Перечень №236. Ниже представлены сроки хранения приказов по личному составу. Срок хранения 50/75 лет свидетельствует о том, что документация, делопроизводство по которой закончено до 1 января 2003, должна храниться 75 лет, а законченная после 1 января 2003 – 50 лет.

К приказам по личному составу в 2024 применимы 3 срока хранения: 50 лет, 5 лет и 3 года. Три – это минимальное количество дел с приказами по личному составу. На практике их оказывается больше, но при любых обстоятельствах, их нужно подшивать в одну папку, как и другие документы, имеющие одинаковый срок хранения.