Ошибки, из-за которой копия документа станет недействительной. Способы исправления

Статья описывает процесс заверения копий документов, которые предоставляются в судебные инстанции или проверяющие органы. Особое значение для правового статуса копии имеет реквизит 26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Отметка о заверении копии". Составляя эту отметку на копии необходимо соблюдать предусмотренные стандартом правила. В некоторых случаях нарушение стандарта может быть допустимо, например, замена фразы "Верно" на более распространенное "Копия верна", это не скажется пагубно на юридическом статусе копии. Однако существует еще четыре условия, которые необходимо выполнить, чтобы обеспечить правовую значимость копии. Подробнее об этих условиях рассказано далее.

Оригинал документа отсутствует в компании

Для того чтобы подготовить заверенную копию документа, обязательно нужно иметь его оригинал в организации. Учитывая определение понятия "копия документа" в ГОСТ Р 7.0.8-2013, копия представляет собой дубликат, точно повторяющий информацию оригинала. Согласно 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметка о заверении копии является подтверждением, что копия соответствует оригиналу. Стандарт также требует указывать в этой отметке местонахождение подлинного документа с формулировкой "Оригинал документа находится в (наименование компании) в деле №... за... год".

Требование указывать на копиях дату выдачи и сделать отметку о местонахождении оригинала также закреплено в действующем Указе от 04.08.1983 № 9779-X.

Отметим, что в пункте 4.26 Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязанность дополнения отметки сведениями о местонахождении оригинала смягчается формулировкой “при необходимости”. В Методических рекомендациях по разработке процедур делопроизводства, утвержденных приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, далее - Методические рекомендации № 199, разрешается изготовление дубликата документа с применением заверенной копии.

Реквизит “Отметка о заверении копии” должен содержать:

1. Слово “верно”.

2. Название должности, которую занимает работник, заверивший копию, его подпись и ее расшифровка.