Организация приема-передачи дел в отделе кадров

Нормы передачи дел при увольнении кадрового сотрудника не зафиксированы ни в одном законе. При этом для данной процедуры существует устоявшийся алгоритм. В статье описано, как и какую документацию нужно оформлять для организации приема-передачи дел в отделе кадров, и на что обращать внимание при исполнении данного процесса.
Прием-передача дел в кадровом отделе: алгоритм
Порядок приема-передачи дел в отделе кадров никак не регулируется законом. Каждый работодатель может производить процедуру своим способом. При этом важно учитывать порядок, который образовался на практике в течение долгих лет. Исходя из него, алгоритм приема и передачи дел состоит из:
Сбора работодателем специальной комиссии.
Встреч комиссии для проверки состава, содержания и оформления документов.
Оформления комиссией акта о приеме-передаче дел.
Состав членов, участвующих в комиссии, утверждается приказом, который составляет руководитель компании. Он составляется в удобном формате. Важно, чтобы в приказе было указано, что цель создания комиссии – прием и передача документов кадрового отдела, связанных с увольнением кадровика или его переходом на иное рабочее место. Комиссия обязана обеспечить законный и объективный процесс передачи.
Во время увольнения кадрового сотрудника, передачу дел осуществляют члены комиссии по приему-передаче дел отдела кадров. Они составляют перечень кадровых документов и ЛНА, которые есть в компании. К ним относятся:
трудовые договоры;
приказы;
личные карточки;
трудовые книжки и иная документация.
Работодателю обязательно нужно обращать внимание на то, правильно ли кадровый отдел оформил дела с учетом делопроизводственных требований, а также были ли внесены в них корректировки, которые регламентированы действующими законами. Важно проверить, верно ли сформирована документация в делах, на основании установленной длительности хранения.
Также члены комиссии по приему и передаче дел, бумаг в кадровом отделе выявляют недостающие документы. Во время этой процедуры, они должны опираться на срок хранения документов. Он рассчитывается с первого января того года, который следует за годом завершения делопроизводства по кадровому документу.