Оптимизация кадровой работы
На сотрудниках кадровой службы лежит огромный груз ответственности за грамотное и правильное ведение документации, составление отчетов. В данной статье мы расскажем, как существенно оптимизировать работу, уменьшить объем документации, при этом не выйти за рамки существующего законодательства.
Кому и зачем требуется оптимизация кадровой работы
Оптимизация – процедура увеличения эффективности работы и производительности труда.
Результатом оптимизации должно стать:
снижение временных затрат на работу с документацией;
рост показателей эффективности производственных процессов;
автоматизация выполняемых процедур;
снижение числа ошибок в работе.
Для того, чтоб грамотно провести оптимизацию кадровой работы, подготовиться к ней и прийти к наилучшим результатам, следует оценить – насколько необходима оптимизация в конкретном случае, каково состояние кадровой службы предприятия в данный момент.
Для того, чтоб ответить на этот вопрос, следует провести предварительный анализ, в ходе которого ознакомиться с графиком и планом ведения документации кадровой службой.
Порядок действий при проведении оптимизации:
Шаг 1. Разработка «маршрута» документа, который должен включать сведения о том:
Кому поручена доставка документа;
На кого возложена его обработка;
Кем будет согласовано содержание;
Кто регистрирует утверждённый документ.
Создание эффективного «маршрута» позволит избежать ситуаций, когда одна и та же документация несколько раз обрабатывается одним сотрудником, что снижает эффективность его работы и увеличивает время работы с одним документом. Все неэффективные операции с документом следует исключить и максимально сократить число «касаний» с документом и число вовлечённых сотрудников;
Шаг 2. Оптимизация плана и графика оборота документации
Для выполнения данного шага следует сократить не только количество документации, но и число операций с каждым из них. На практике этого возможно добиться следующим образом:
