Оформляем командировки правильно
Командировки - это неотъемлемая часть бизнеса, которая позволяет компаниям расширять границы, находить новых клиентов и партнеров, а также обмениваться опытом и знаниями. Будь то компания нефтегазовой отрасли или даже самая обычное образовательное учреждение - все они рано или поздно сталкиваются с оформлением командировочной поездки своих сотрудников.
Что представляет собой командировка? Как правило, это поездка для решения рабочих вопросов организации или для решения вмененных задач. Работодатель обязан заранее оповестить сотрудника о месте командировки и ее сроках. .
На время служебной командировки за сотрудником сохраняется рабочее место и заработная плата в среднем размере. (ст. 167 ТК РФ)
Оформление командировки - важный аспект. Грамотный работодатель заботится о своих сотрудниках и понимает важность правильного оформления служебной поездки. Согласно ст. 168 ТК РФ все расходы, связанные с проездом и проживанием сотрудника на момент служебной командировки, оплачивает работодатель.
Как же правильно оформить командировку?
Шаг 1. Выбираем работника для командировки
Не все сотрудники могут быть командированными для решения рабочих задач.
Трудовой кодекс Российской Федерации определяют категории сотрудников, кто не может быть отправлен в командировку даже под самым уважительным предлогом. Среди них:
работники с ограниченными физическими возможностями здоровья (ОВФЗ);
работники, не достигшие совершеннолетия;
работники, трудоустроенные по ученическому договору;
беременные женщины.
Но стоит учитывать некоторые нюансы. К примеру, если поездка связана с участием в спортивных соревнованиях или творческих мероприятиях, то несовершеннолетние могут являться командированными, но с сопровождающим лицом.
Работающие по ученическому договору, могут ездить в служебные командировки, если они имеют отношение к обучению сотрудника.
Исключений среди беременных нет.
Ограничения также распространяются на следующие категории работников:
родители/законные представители детей с ограниченными возможностями здоровья;
работники, имеющие детей, не достигшие 3-х летнего возраста;
отец, мать, опекун, занимающиеся воспитанием детей в одиночку;
родители/законные представители, имеющие 3-х и более несовершеннолетних детей;
родители/законные представители ребенка до 14 лет, если отец/мать имеют вахтовый график работы;
работники, находящиеся на больничном по уходу, или в отпуске (ежегодном, ученическом и т.д.);
кандидаты в депутаты на предвыборный и выборный период.
В соответствии со ст. ст. 259, 264 ТК РФ отправить вышеуказанных работников в командировку можно только получив их письменное согласие.
Если кандидат для служебной поездки не попадает ни под одну из категорий ограничений, он обязан поехать в командировку. В случае отказа, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.
Шаг 2. Согласовываем командировку с сотрудником и руководителем
В крупных компаниях, где иерархия управления представляет собой многоступенчатую форму, непосредственный руководитель должен составить служебную записку
В записке указывается вся необходимая информация:
ФИО командированного сотрудника;
занимаемая должность;
основная задача командировки;
командировочный период.
Шаг 3. Составляем заявление для получения аванса на расходы
Выплата аванса позволяет командированному заранее оплатить проезд до места назначения и забронировать жилье.
Как правило, сумма аванса рассчитывается из средней стоимости проживания, транспортных расходов и суточных.
Прежде чем бронировать жилье, сверьте с положением о командировках, где должен быть отражен лимит на аренду квартиры/гостиницы/хостела.
Шаг 4. Приказ о командировке
Пройдя три ключевых шага и получив согласие работника, а также определившись с основными расходами, ответственным лицом должен быть выпушен приказ о командировке за личной подписью командированного. Форма приказа может быть утверждена самой организацией на основании локального документа или же использоваться готовая - форма Т-9 или Т-9а.
В приказе о командировке обязательно указывается:
ФИО командированного, его должность и подразделение (при наличии);
место командировки;
период нахождения в служебной поездке (указываются даты и количество календарных дней);
цель командировки;
финансовая составляющая (кто берет на себя расходы).
На усмотрение работодателя и согласно нормативного документа, приказ может быть дополнен подробными комментариями и важной информацией.
Шаг 5. Транспортные расходы и аренда жилья
Этот пункт будет являться индивидуальным. Некоторые организации оставляют вопрос оплаты проезда и временного места пребывания на откуп работнику. Таким образом, командированный сам выбирает, как и на чем он будет добираться и где будет жить.
Второй вариант - транспортный и жилищный вопросы решают уполномоченные сотрудники компании. Этот вариант подходит тем, кто имеет заключенный договор о сотрудничестве со вспомогательными сервисами, и оплата происходит с корпоративного счета.
Если командированный решает добраться до места на личном транспорте или служебном автомобиле, то оформляется путевой лист.
Шаг 6. Оплата суточных командированному сотруднику
Суточными называют основные ежедневные расходы, связанные с поездкой, например, расходы на питание.
Работодатель обязан перечислить суточные до начала командировки. Сумма суточных выплат варьируется в зависимости от места командировки: в случае поездки за рубеж, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суммы 700 рублей в сутки при командировке на территории РФ и с суммы 2 500 рублей в сутки в командировке за границей.
Размер суточных может быть установлен работодателем индивидуально и закреплен в локальном документе компании.
В случае, когда место командировки проходит в непосредственной близости к месту проживания командированного и работник живет дома, то суточные не оплачиваются. Отчитываться за использование суточных работник не обязан.
Шаг 7. Начало командировки
Служебная командировка берет отсчет со дня начала дороги. В одних организациях командированный может не выходить на работу даже в том случае, если поезд/самолет будет в 21 час. Такие нюансы не закреплены законодательно, а значит работодатель устанавливает регламент на свое усмотрение.
Важная задача командированного сотрудника - не только выполнить задачи поездки, но и обязательно сохранить все расходные чеки, посадочные талоны/билеты и другие подтверждающие документы для дальнейшей отчетности.
Шаг 8. Командировочные расходы: какие документы принимать?
По окончании служебной поездки работник должен отчитаться перед руководством о всех потраченных средствах.
В качестве подтверждающих документов можно использовать подписанные договоры, транспортные билеты, расходную документацию, заверенную печатью и обычные кассовые чеки. В случае утери какого-либо подтверждающего документа на сотрудника будет составлена служебная записка на возмещение потраченных средств.
Далее заполняется авансовый отчет. В нем необходимо указать, сколько денег было выдано на поездку, сколько потрачено, а также остаток/перерасход.
Если командированный получил одну сумму, а потратил меньше, то излишки подлежат возврату работодателю. Если же траты окажутся больше, чем было выдано средств, то разница будет перечислена на счет работника.
По возвращению из командировки сотрудник должен предоставить авансовый отчет со всеми подтверждающими документами в течение 3-х дней.
Комментарии 0