Оформление МЧД на сотрудника

В статье описана инструкция оформления МЧД на работника. Если руководитель организации не переоформил квалифицированные сертификаты подписей, то с сентября 2023 года, работники могут использовать только собственную электронную подпись, подтверждая полномочия машиночитаемой доверенностью. С 1 сентября 2024 года данное требование будет распространяться на каждого работодателя. Однако некоторым руководителям компаний нужно получить машиночитаемую доверенность уже сейчас.

Что такое машиночитаемая доверенность и для чего она необходима

Машиночитаемая доверенность на работника – это электронный документ, в котором зашифровываются:

• данные о работодателе;

• данные о работнике;

• его должность и обязанности;

• дата выдачи доверенности и ее срок действия.

Документ цифровой, поэтому оформление МЧД на сотрудника – значит, создание доверенности в XML формате с электронной подписью руководителя организации.

Файл с МЧД работника передается через интернет, к примеру, когда отправляются отчеты в государственные органы или контрагентам от имени организации. Распечатывать машиночитаемую доверенность не требуется, скан также не подходит для отправки.

Зачем нужна МЧД на работника

Если сотруднику, который оформил электронную подпись с 1.09.2023, не сделать МЧД, то он не сможет подписывать рабочую документацию. К примеру, кадровый работник, не сможет своевременно отчитываться в СФР или Росстат, а бухгалтер – в ФНС.

Работодатели, которые не переоформили квалифицированные сертификаты с реквизитами организации до 31 августа, должны оформить на сотрудников МЧД и ЭП физических лиц (ст. 2 от 4.08.2023 №457-ФЗ).

Без машиночитаемой доверенности можно обойтись, если работник сделал ЭП недавно и в ней есть сведения об организации, от имени которой он будет подписывать документы. В этом случае, работодателю нужно обращать внимание на срок действия сертификата ЭП. Если он истечет раньше 1 сентября 2024, то нужно оформить сотруднику новые ЭП и МЧД.

На каждого сотрудника, который подписывает документы от имени компании или работает с контрагентами онлайн, с 1.09.24 нужно будет оформить машиночитаемую доверенность.