Оформление и хранение приказов по личному составу в отделе кадров

Ознакомьтесь с материалом, чтобы подробнее узнать о деталях оформления и хранения кадровой документации, а также узнаете самые распространенные аспекты, касающиеся приказов по личному составу.

Как понять, относится ли приказ к категории “по личному составу”

С перечнем подобных приказов можно ознакомиться в ст. 434 Перечня, утвержденного Росархивом от 20.12.2019 года № 236, далее - Перечень 236. При этом следует учитывать, что данный список не является исчерпывающим.

Если какой-либо приказ есть ст. 434, то он относится к личному составу. Это один из наиболее важных признаков, определяющих принадлежность приказа. При этом в ст. 434 перечислены не все виды приказов по личному составу. При определении принадлежности приказа к личному составу, лучше ориентироваться на определение термина "документ по личному составу" из Закона ст. 3 № 125-ФЗ, в котором есть следующая формулировка: "документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем". В этом определении речь идет о конкретном сотруднике, в отношении которого работодатель может принимать управленческие решения. Поэтому к приказам по личному составу относятся и другие приказы, не перечисленные в Перечне 236. К ним относятся: приказы о делегировании задач на отсутствующего работника, о предоставлении декретного отпуска, о выходе сверхурочно в выходной или праздник. Это второй критерий, по которому можно определить принадлежность приказа.

А вот распоряжения, к примеру, об изменениях штатного графика, отпускных положений и т.д., не относятся к личному составу, хоть и оформляются в кадровом отделе. При этом в них не принимаются управленческие решения касательно определенного сотрудника. Поэтому подобные приказы относятся к основной деятельности.

Другой признак отличия приказов по личному составу, не совсем надежный, как другие, и используемый только совместно с вышеописанными - наличие в нем данных, являющихся персональными. Зарплата, время работы, часы отдыха, трудовые условия - это всё персональные данные определенного работника. Они защищаются законом и не могут разглашаться.