Обязательная кадровая документация

Кадровая документация регулирует трудовые отношения между работниками и работодателем. Разновидности кадровых документов указаны ниже.

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство - организация порядка формирования документов, которые регламентируют трудовые взаимоотношения между работниками и работодателем в организации. Кадровым делопроизводством, как правило, занимается один специалист или целый отдел, служба кадровых специалистов в крупных компаниях.

Кадровые документы включают в себя:

• бланки в унифицированной форме;

• положения, разработанные организацией.

Разновидности кадровых документов

Выделяют два вида кадровой документации:

• документы, регулирующие трудовые отношения работодателя с каждым работником по отдельности;

• документы, отображающие трудовые отношения в общем во всей организации.

Первая группа кадровых документов:

• приказы — о приеме на работу, отпуске, увольнении, командировке;

• договор с работником;

• трудовая книжка;

• личная карточка;

• положение о персональных данных;

• документы о переводе на другое место, вакансию;

• служебное задание;

• удостоверение для командировки;

• документ о поощрении.

Вторая группа кадровых документов:

• график отпусков;

• штатное расписание;

• приказы об увольнении нескольких сотрудников, поощрении, организации воинского учета;

• распоряжение об отправке сотрудников в командировку;

• табель учета рабочего времени;

• документы, на основании которых производится контроль отработанного времени и расчета заработной платы;

• журнал для проверок воинского учета.

• Внутренние положения включающие:

• Коллективном договоре;

•  охрана труда;

• положение о премировании;

• ПВТР;

• положения о командировках;

• положение о коммерческой тайне;

• положение об оплате труда;

• положение об использовании личного транспортного средства в рабочих целях.

Обязательные кадровые документы

В каждой организации, предприятии должны быть документы, содержащие сведения о:

• передвижении персонала - прием на работу, перевод на другую вакансию, увольнение;

• количестве отработанного времени - рабочее время, командировки, отпуск;

• доходе работника - зарплата, премии;

• работниках - численность штата, должности;

• правила, действующие в компании.

Общий список документов может отличаться, исходя из специфики деятельности организации, работы конкретного сотрудника.

Контроль кадрового делопроизводства

Деятельность кадрового делопроизводства контролируется ГИТ, но кроме контрольной функции, выполняет еще и ряд других:

• защита трудовых прав работников;

• оповещение организаций и работников о способах соблюдения ТК РФ;

• уведомление соответствующих органов о правонарушениях.

При проверке инспекция запрашивает у компании кадровые документы, на основании которых проводится оценка кадрового учета на соответствие трудовому законодательству. Работодатель будет привлечен к ответственности при обнаружении отклонений от нормы.

Нарушение трудового законодательства ведет к разным видам ответственности:

• дисциплинарная;

• административная;

• уголовная;

• гражданско-правовая.

Кадровые документы вправе запрашивает не только инспекция труда, но налоговая инспекция при выездных проверках, военкомат для контроля ведения воинского учета.

Исходя из вышеизложенного, работодатели должны следить за правильностью оформления кадровых документов. Своевременно и верно оформленная документация позволяет исключить привлечение к ответственности за нарушение трудового законодательства.