Требования к учету трудовых книжек в 2024 году: что нужно знать специалистам по кадрам
В текущем году законодатели ужесточили регламент по ведению и хранению трудовых книжек сотрудников. Для специалистов отдела кадров крайне важно освоить обновленные нормы учета этих документов, чтобы избежать возможных санкций со стороны контролирующих органов. В этом материале рассмотрим ключевые аспекты, которые нужно учитывать при работе с трудовой документацией и вкладышами к ней.
Учет трудовых книжек: сведения для кадровых работников и бухгалтеров
Раздел VIII Порядка № 320н устанавливает нормы учета книжек. Любому работнику кадров нужно понимать, что трудовая является документом строгой отчетности и требует учета в полном соответствии с законодательством. Все компании обязаны вести 2 специальных реестра:
По учету перемещения трудовых, вкладышей к ним.
По учету бланков трудовых и вкладышей (согласно п. 40 Порядка 320н).
Прием, выдачу и учет бланков осуществляет отдел кадров компании. Кадровики получают трудовые в специальной организации, фиксируют факт получения в реестре, с указанием всех действий, связанных с приобретением и расходованием, включая серии, номера, стоимость бланков. Для этого используется журнал движения трудовых книжек, где отмечаются все случаи приема документов от сотрудников, оформления вкладышей, возврата - по запросу или при увольнении. Форма ведения журнала может быть произвольной, но обязательно должна включать данные о принятых и выданных трудовых, с выделением граф для номера и серии каждой из них. Если весь журнал заполнен, то открывается новый, с продолжением нумерации. Переносить информацию о книжках действующего персонала в новый журнал не требуется.
Оба реестра обязательно нумеруются, прошнуровываются, подписываются начальником и заверяются печатью (п. 40-41 Порядка 320н).
Регистрация новых трудовых: аспекты кадрового, бухгалтерского делопроизводства
За регистрацию, выдачу, хранение трудовых отвечает кадровый отдел организации. А приобретение книжек является прерогативой работодателя, поэтому производится исключительно у официальных поставщиков. Категорически запрещено использовать чистые бланки, что приносят сотрудники.