Необходимо ли приобретать компании бланки трудовых книжек и вкладышей к ним

На ведение трудовой деятельности в электронном виде в 2020 годы согласилось всего 5 млн человек из 58,1 млн работающих сотрудников. В 2022 году перешли на электронный документооборот еще 2 млн человек включая сотрудников, которые трудоустроились впервые на работу. Большинство работающих граждан выбрали ведение трудовой деятельности на бумажном носителе, то есть трудовая книжка и вкладыш в трудовую книжку для большинства сотрудников это сознательный выбор и основной документ подтверждающий трудовой стаж. 

Даже учитывая тот факт, что впервые трудоустраиваемым на работу после 2023 года сотрудникам будет автоматически вестись учет трудовой деятельности только в электронном виде, доля бумажных трудовых книжек существенная. Компания обязана обеспечить организацию работы по введению, хранению, учету и выдачу трудовых книжек и вкладышей.

Согласно приказу Минфина РФ от 11.04.2022 N 55Н «Об утверждении порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей» трудовые книжки и вкладыши являются защищенной полиграфической продукцией уровня защиты «В». АО «Гознак» основной производитель бланков трудовых книжек и вкладышей, которые обеспечены комбинированной защитой от подделки с использованием двухтоновым водяным знаком и защитными волокнами, оснащена химической защитой от вытравливания записей и попыток ввести в документ поддельную информацию. 

Приобретать бланки трудовых книжек и бланки вкладышей компания должна обратившись либо напрямую к производителю, либо к распространителям, информация о которых размещена на официальном сайте в сети «Интернет». Доставка компаниям бланков трудовых книжек осуществляется специальными службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо распространителем со своего склада или склада изготовителя, либо по соглашению сторон. Обеспечение компании бланками трудовых книжек и вкладышей к ним, как правило происходит по безналичному расчету.

Согласно приказу Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320Н компания обязана организовать хранение бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в компании как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Компания обязана вести учет бланков трудовых книжек и вкладышей в соответствующих книгах или журналах, но форму можно разработать и утвердить самостоятельно, но в обязательном порядке должны быть зафиксированы сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.