Написание объяснительной. Памятка кадровику
Письменное объяснение проступка требуется для принятия мер в отношении провинившегося сотрудника. В записке необходимо указать причины возникновения происшествия, участников происшествия, хронологию событий. В данной статье рассматривается написание объяснительной в отдел кадров.
Объяснительная – документ, который сотрудник подает для того, чтоб пояснить причины возникновения определенной ситуации.
Существует несколько подходов в определении типа данного документа:
служебная записка. Согласно «Словаря видов и разновидностей современной управленческой документации» под ред. Янковой В. Ф, ФБУ ВНИИДАД, Москва, 2014, объяснительная в отдел кадров призвана пояснить причины события, за которым последовали негативные последствия;
отдельный вид документов. Согласно упоминанию Росархива, объяснительные – это отдельный от служебных записок тип документов (п. 469, 470, 560 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), необходимый для внутреннего использования в организации, передачей в другую организацию или для получения от третьего лица.
Порядок объяснения зависит от случая применения, так как законодательные акты не содержат четкого определения, что такое «объяснительная», как не содержат и сведений о едином правовом регулировании по объяснительным запискам.
В большинстве случаев объяснительная нужна для выяснения причин проступка, но спектр ее возможностей шире. Благодаря указанной в объяснении информации, она может быть справочным документом, сообщающим о поломке, нарушении, отклонении от плана и тд.
Пояснительная записка – не всегда кадровый документ, существует немало ситуаций, когда наличие объяснительной необходимо:
при возникновении аварийной ситуации или пожара, сотрудник обязан подробно описать обстоятельства его наступления в объяснительной (Профстандарт «Работник по эксплуатации тепломеханического оборудования тепловой электростанции» (утв. приказом Минтруда от 14.09.2015 № 630н);
при возникновении задолженности по платежу, причины ситуации заемщик описывает в объяснении (Профстандарт «Специалист по работе с просроченной задолженностью» (утв. приказом Минтруда от 07.09.2015 № 590н).
Виды объяснительных записок в отдел кадров
Вид зависит от цели составления. Инициатива написания должна исходить от работника или работодателя.
Записка с содержанием объяснения факта нарушения. Запрашивается от работника (ст.193 ТК РФ) после происшествия, а решение по нему принимается через 2е суток. Если объяснительной нет, в расчет берутся показания двух или более свидетелей;
Записка с описанием ситуации, не повлекшей дисциплинарный проступок (выход оборудования из строя по причине износа, брака);
Описание причин поведения работника (опоздание на работу, ошибка в выполнении работы, прогул, нарушение трудовой дисциплины, отказ от выполнения должностных обязанностей). Составляет вышестоящий сотрудник.
Наказание за проступок может наступить только после того, как сотрудник сам дал объяснение своего поведения (принуждение к написанию объяснения незаконно). Без объяснительной наказывать нельзя. Если сотрудник отказался от дачи объяснений необходимо этот факт задокументировать. Запросить объяснительную на законных основаниях имеет право сотрудник отдела кадров, так как ему документ необходим для правильного, законного оформления последствий дисциплинарного проступка (увольнение, штраф, замечание с занесением в трудовую книжку).
Особенно внимательно следует подходить к данному вопросу, если провинившийся сотрудник – беременная женщина, или работник на больничном. Эти категории работников наиболее защищены законом. Побуждать их к написанию объяснительной следует крайне осторожно.
Порядок написания объяснительной в отдел кадров
Объяснение пишется произвольно от руки или на компьютере. Обязательно указывается название документа «Объяснение» или «Объяснительная записка».
Далее следует подробное описание ситуации, ставшей причиной дисциплинарного проступка от лица сотрудника,его данные (ФИО, должность, подпись) должны быть даны полностью, без сокращений. Если в пояснительной записке нет данных сотрудника, проверяющие органы вправе усомниться в ее подлинности, привлечь компанию к ответственности за фальсификацию объяснительной, а также начать собственную проверку наступления нештатной ситуации.
Требования к заполнению касаются реквизитов, которые необходимо указать:
адресат записки (ФИО и должность руководителя предприятия);
автор записки (ФИО, должность сотрудника, подавшего объяснение);
название документа;
подпись автора с расшифровкой, дата написания объяснения.
Комментарии 0