Написание объяснительной. Памятка кадровику

Письменное объяснение проступка требуется для принятия мер в отношении провинившегося сотрудника. В записке необходимо указать причины возникновения происшествия, участников происшествия, хронологию событий. В данной статье рассматривается написание объяснительной в отдел кадров.

Объяснительная – документ, который сотрудник подает для того, чтоб пояснить причины возникновения определенной ситуации.

Существует несколько подходов в определении типа данного документа:

• служебная записка. Согласно «Словаря видов и разновидностей современной управленческой документации» под ред. Янковой В. Ф, ФБУ ВНИИДАД, Москва, 2014, объяснительная в отдел кадров призвана пояснить причины события, за которым последовали негативные последствия;

• отдельный вид документов. Согласно упоминанию Росархива, объяснительные – это отдельный от служебных записок тип документов (п. 469, 470, 560 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), необходимый для внутреннего использования в организации, передачей в другую организацию или для получения от третьего лица.

Порядок объяснения зависит от случая применения, так как законодательные акты не содержат четкого определения, что такое «объяснительная», как не содержат и сведений о едином правовом регулировании по объяснительным запискам.

В большинстве случаев объяснительная нужна для выяснения причин проступка, но спектр ее возможностей шире. Благодаря указанной в объяснении информации, она может быть справочным документом, сообщающим о поломке, нарушении, отклонении от плана и тд.

Пояснительная записка – не всегда кадровый документ, существует немало ситуаций, когда наличие объяснительной необходимо:

• при возникновении аварийной ситуации или пожара, сотрудник обязан подробно описать обстоятельства его наступления в объяснительной (Профстандарт «Работник по эксплуатации тепломеханического оборудования тепловой электростанции» (утв. приказом Минтруда от 14.09.2015 № 630н);