Можно ли просмотр рабочей почты сделать обязательным

В ЛНА может быть закреплено правило, что сотрудники должны регулярно проверять рабочую почту и отвечать на письма. Помимо всего работодатель с согласия работника может читать его рабочую переписку (ФЗ от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"). Этот пункт, как правило, указывается в трудовом договоре. Эксперты консалтинговой компании «Простые решения» рассказали, как определить грань допустимого и каким образом можно обязать сотрудника пользоваться корпоративной почтой.

Постоянное просматривание рабочей электронной почты может быть нужно для обеспечения быстрой коммуникации между сотрудниками, оперативного реагирования на важные сообщения и соблюдения корпоративной политики по отношению к электронной почте.

Корпоративная почта также является источником достоверной информации о текущих рабочих процессах, плановых изменениях, отключениях в организации, например, отключение интернета. Благодаря полученному предупреждению, работники смогут подготовиться к предстоящим изменениям.

Использование корпоративной почты при возникновении споров между сотрудником и руководством позволяет установить причину: сложности возникли из-за ошибки сотрудника или руководитель некорректно поставил задачу?

Как обязать работников пользоваться корпоративной почтой

В первую очередь, такое правило должно быть отмечено во всех локальных нормативных актах организации, и каждый работник должен ознакомиться с приказом. Новые работники должны подписывать обязательство в соблюдении корпоративного регламента в области выработанного способа коммуникации.

Во-вторых, регламент использования корпоративной электронной почты должен быть подробным, то есть необходимо установить точные сроки для проверки рабочей почты, включая определенные дни и время ответа на сообщения.

В-третьих, сделайте необходимость проверки рабочей почты для сотрудников не только обязательством через распоряжение, но и в качестве заботы о них, то есть мотивируйте их. Например, проводите корпоративные розыгрыши, чтобы сотрудники поняли важность своевременной и регулярной проверки почты. Напоминайте работникам о проверке почты с помощью уведомлений на других каналах коммуникации. Это действие будет способствовать и укреплению командного духа.